NUEVOS RETOS NUEVAS EMPRESAS
Cada vez más acepto y entiendo que soy la creadora de mi realidad, existo en este mundo cuántico donde las posibilidades son infinitas, donde todo está disponible y sin embargo solo puede suceder una cosa a la vez, ¿Cuál? la que elijo, y para que esa elección sea la correcta entra en juego mi capacidad de observar y de preguntarme... ¿Qué tan entrenada tengo mi capacidad de observación?, ¿Puedo proyectar diferentes realidades con las emociones correctas? ¿Con mi libre albedrío me permito crear mi propia realidad?, ¿Cómo está mi capacidad de conexión y presencia con el otro?, ¿Qué estoy entregando al mundo?...
Ahora comprendo que la capacidad de crear, inventar o mejorar lo existente resulta de la inquietud, la perseverancia y el deseo de hacer algo diferente, de no conformarse con lo que hay y de buscar opciones para hacer más práctica la vida diaria. Acciones repetitivas y mejoradas como lo han hecho infinidad de personas a lo largo de la historia.
Muchas veces pensé que estaba sumergida en repetidos círculos viciosos, sin embargo les quiero decir que no es así, cuando empecé a auto observarme desde fuera de estos círculos me di cuenta que eran espirales ascendentes, aunque cometía errores aparentemente iguales reconocí que sus diferencias, los aprendizajes y la madurez que tocaba las puertas de mi alma.
Afortunadamente sigo evolucionando, buscando formas más efectivas de actuar y de armonizar los entornos con los que me relaciono. Y es así como surge la historia que ahora les comparto.
Hace algunos meses asumí el reto de asesorar una empresa, fui elegida para reestructurar el proceso de costos en la empresa de Fran, persona a quien le tengo profundo afecto. Fran es un ser humano maravilloso, salió del país hace varios años en busca de nuevas oportunidades y efectivamente las encontró, porque es de esas personas que viven en continua búsqueda y como bien lo decían nuestros abuelos, ¡El que busca encuentra! y ahora como lo expresa la conocida física cuántica el que observa y elije correctamente ¡Crea!
Las diferentes ideas de negocios que se le ocurrían a Fran las iniciaba venciendo todos los miedos y dificultades que se le presentaban. Comenzó con el proyecto en Colombia y en poco tiempo superó las expectativas, su crecimiento a pasos agigantados le exigió entender lo básico para poder tener una evolución sostenible y llegar a otros países como lo tenía visualizado.
Rescato el poder de la unión, de no perder el norte para convertir nuevas creaciones o iniciativas al reunir diferentes actores, situaciones que dan como resultado la invención de nuevos instrumentos que facilitan la vida y contribuyen al bienestar de otros, y este era mi objetivo al ser encargada de rediseñar el proceso de costos en la empresa de Fran.
Como contadora, financiera y amante de los costos mi misión consistía en que las personas que estaban a cargo de esa área en la empresa lo entendieran de forma sencilla y práctica para que la información fuera útil e insumo importante de análisis, evitando el caos y abriendo espacios de dialogo para alcanzar el fin solicitado.
El proceso inició con visitas de diagnóstico y reuniones con Hanna la cabeza visible de la empresa, sostuvimos conversaciones profundas, sinceras y sin ningún temor de que lo comentado fuera usado como arma de doble filo, lo comunicado por Hanna y por cada uno de los líderes lo tuve en cuenta para el rediseño del nuevo proceso de costos.
El corazón del negocios de esta empresa es la gestión documental y la custodia de documentos especialmente físicos, sus extensas bodegas de almacenamiento llamaron mi atención, no sobra decir que era entendible la pulcra organización y el orden estricto en cada folio para poderlos ubicar en el menor tiempo posible cuando fueran solicitado por algún cliente, proceso que controlaban con software parametrizado cuidadosamente a la medida de las necesidades.
Nos reunimos para ver las alternativas y mi propuesta fue hacer un “PARE” en la custodia de documentos físicos y darle mayor valor a la custodia de documentos digitales, además que podían darle el uso adecuado a su herramienta tecnológica, adicionalmente la nueva mentalidad de la conservación ambiental y la disminución en el uso del papel llamó la atención de Fran y del equipo de líderes, que sin dudarlo empezaron a crear estrategias para diseñar una campaña y ofrecer nuevos servicios de custodia.
Los profesionales en marketing empezaron a diseñar la campaña con los nuevos servicios y el equipo comercial a ofrecerlos, mientras incrementaba la expectativa ¿Qué sucederá?
Que gran oportunidad para unir esfuerzos y para exigirse pensar, sentir y observar diferente, finalmente, los resultados fueron sencillamente mágicos, los nuevos servicios con mayor valor agregado llamaron la atención, un buen número de usurarios adquirieron los nuevos servicios, un margen mayor de utilidad fue percibido por la compañía, se llegó a nuevos mercados y se pudo hacer realidad el proyecto de expansión que tenía Fran en sus visualizaciones y proyecciones.
Con el apoyo de los desarrolladores se ajustó la herramienta tecnológica, rediseñamos la política de costos acorde con las necesidades de la empresa, formalizamos los nuevos productos y finalmente estructuramos un modelo de indicadores ágil, liviano y efectivo.
Mi experiencia me permite asegurar que con una adecuada estructura de costos se ganan negocios, se aprovechan las oportunidades del mercado, se manejan descuentos, se diseñan promociones, se posiciona la marca, se construye un plan de marketing, se ofrece un servicio diferenciador y se crean alternativas para satisfacer las necesidades de los clientes.
Uno de los retos para el sector de gestión documental consiste en ampliar la capacidad de bodegaje virtual haciendo uso del potencial de las herramientas tecnológicas e integrar lo existente para sumar valor y contribuir con el uso adecuado del papel.
Y el reto para todas las empresas y líderes empresariales consiste en ejercitar a cada instante su poder de observación, de hacer uso adecuado del libre albedrío y de la responsabilidad de crear nuevas realidades de bienestar común y unidad.