El costo de la complejidad

Comprender los costos ocasionados por la complejidad operativa y procedimental, 
es quizá el primer paso para tomar conciencia de la necesidad de simplificar la 
gestión, los procesos y los procedimientos.

Y acatar las palabras de Albert Einstein “Todo debe hacerse tan simple como sea posible, pero sin excederse en ello” es probablemente abrirse a la posibilidad de asegurar mejores tiempos de entrega, mitigar presiones en las personas, cuidar la salud organizacional, velar por la satisfacción del cliente, gestionar adecuadamente la calidad y elevar los resultados financieros de la empresa.

Ahora bien, los costos no son únicamente económicos, pues también es necesario
reconocer los que se pagan en salud física, emocional o mental y los precios que sesufragan en los niveles emocionales, relacionales, familiares o sociales.

Creo que en la actualidad existe sobredosis de logro, mala interpretación del sentido del trabajo y exageración por querer medir-controlar-evaluar, como si esa fuese la única posibilidad de entender, comprender, aprender, superar y crecer.

Si cambiamos el enfoque y soltamos aunque sea un poco el deseo de comparar, medir o controlar, si nos abrimos a la posibilidad de valorar el aporte creativo y el esfuerzo colectivo, con seguridad tendremos seres más felices que gustosamente aportarán a la productividad y a la calidad, evitándose el desgaste por
obligar a las personas a elaborar innecesarios registros, recargados documentos o
redundantes indicadores.

¿Qué son los costos de la complejidad?

Son los egresos en los que se incurre al rebasar los límites de la practicidad, al sacrificar sencillez, al desconfiar del poder de la simplicidad y al ausentarse la creatividad productiva.

Así como lo complejo ocasiona la perdida de enfoque, la simplicidad inspira a la personas para que se decidan a facilitar su gestión y es aquí cuando se posibilita la
reducción de los que he llamado costos de la complejidad.

¿Cómo saber si se existen procesos complejos en una empresa?

Identificando los aspectos que ocasionan; dificultad para cumplir con serenidad, lentitud para sorprender al cliente, altos costos de operación, exceso de 
documentos, demasiados indicadores, gran número de procesos, desproporción de
trámites, quejas ante la burocracia, retorno a la inversión poco satisfactoria.

Observando el flujo o represamiento de decisiones, de productos, de servicios, de
soluciones,… para identificar los cuellos de botella del sistema; entendidos como
aquellos recursos que poseen menor capacidad frente a lo que se espera de ellos,
pues es aquí donde se determina el ritmo productivo.

Frente a estos puntos neurálgicos, conviene diseñar preguntas como:

- ¿Existe otra forma más sencilla de obtener el mismo resultado?
- ¿Cómo podemos asegurar calidad al proceso sin sacrificar simplicidad?
- ¿Cuál es la mejor forma de alivianar el proceso y de asegurar que únicamente se
ocupe de algo que aporta valor?

¿Para qué es vital simplificar?

Para reducir costos, para evitar gastos, para ser más expeditos, para estimular
la velocidad, para construir ambientes agradables en los que prime el aprendizaje como garante de un contexto productivo que impulse la competitividad.

Para contribuir con la gestión administrativa, con el ritmo operativo, con el clima
laboral, con la cultura organizacional, con los niveles de calidad, con los tiempos de respuesta y con los resultados financieros.

¿Cómo evitar la complejidad y sus costos?

Empieza por preguntarte ¿Qué significa entregar el mayor valor al cliente y cómo
asegurarse de poseer realmente las metodologías ideales para tal propósito?

Les presento diez principios básicos para evitar la complejidad y asegurar celeridad:

1. Inspirar y comprometer a las personas.
2. Construir altos niveles de confianza.
3. Capacitar adecuadamente.
4. Eliminar formalidades superfluas y requisitos innecesarios.
5. Rediseñar políticas anacrónicas.
6. Eliminar procesos que no aporten valor.
7. Escuchar a las personas; sus ideas, sus propuestas, sus experiencias.
8. Identificar los recursos cuello de botella.
9. Patrocinar la creatividad que asegura productividad.
10. Descentralizar decisiones.

Este decálogo permite mantenerse en lo simple y funciona mejor si lo acompañas de una de las preguntas utilizada en reingeniería ¿Si fuésemos a empezar hoy con la experiencia acumulada, como lo haríamos?

Veamos ahora lo que he llamado creatividad para la productividad:

En las empresas son deseables las personas creativas, sin embargo, es común encontrar rígidos procesos que cercenan la iniciativa, además se castiga
severamente el error de quien se arriesgó a innovar. Por eso es frecuente escuchar palabras como “Aquí únicamente los valientes o los tontos son creativos,
innovadores y tienen iniciativa”. Entonces para que cambien las personas, primero
deberían cambiar las políticas con que se les gobierna.

Luego de ajustadas las políticas para dar paso al surgimiento de las personas
creativas, es necesario saber que no es suficiente que sean simplemente creativas, 
es vital que la innovación la combinen con buena dosis de agilidad y practicidad, 
pues, la creatividad es doblemente apetecida cuando aporta a la simplicidad, 
contribuye a la productividad, reduce los costos, somete los gastos y favorece a la
competitividad.

Comparte esta información con tu equipo de trabajo, si sientes que puedo asegurarte mejores resultados, escríbeme a jaime@vigorempresarial.com y
redescubriremos diferentes horizontes para elevar holísticamente tu productividad y
la de tu empresa.

Con gratitud