Establecer roles, funciones y tareas

“Límites claros favorecen la creatividad”, nos dice un viejo adagio popular.

Los límites claros se traducen en tener definidos: el rol, la función y la tarea de cada miembro de la empresa ó de la familia.

Un organismo u organización está compuesto por órganos cuyo funcionamiento resulta imprescindible para la supervivencia del sistema total.

Pensemos por ejemplo en el caso del cuerpo humano y sus distintos sistemas como el digestivo, respiratorio, reproductivo, circulatorio entre otros.

En cada sistema, cada órgano tiene un rol, una función y unas tareas específicas que forman parte de su funcionamiento, sin el cual el sistema colapsaría.

Así por ejemplo, el aparato digestivo cumple con la función de llevar a cabo la descomposición física y química del alimento.

Para cumplir con esta función, cada órgano ejecuta las tareas que tiene a su cargo. El estómago, por ejemplo, procesa los alimentos después de la ingestión.

Si observamos más atentamente, la función del aparato digestivo no es sólo interna sino que tiene que ver con la conexión con el medio ambiente. Los alimentos, el agua provienen del entorno y gracias al órgano que es el estómago, al cumplir con su rol, permite que sean asimilados por el organismo todo.

En cambio, cuando un empresario inicia su empresa, suele comenzar sólo y ocupa “todos” los espacios. Desde su rol de dueño cumple todas las funciones y ejecuta todas las tareas de su empresa.

Con el tiempo, así como el estómago comienza a interactuar con otros órganos; la empresa al crecer, exige que el empresario comience a delegar funciones desde su rol -posición ocupada dentro de una organización-.

Puede entonces ocurrir que el empresario delegue funciones en un funcionario que tendrá a su cargo, la coordinación de tareas, efectuadas por personal subalterno.

Por tarea entendemos, una asignación para producir determinado producto (incluyendo cantidad y calidad) dentro de un tiempo de cumplimiento fijado y de ciertos límites especificados (políticas, procedimientos, etc), con los recursos adjudicados para ello.

Cuando los roles, las funciones y las tareas no quedan delimitadas tal como lo mencionamos al inicio, esto traerá a la empresa confusión y caos.

Este atentado a la supervivencia traerá consigo en el mediano o largo plazo, el fin de la institución u organización.

Le invitamos ahora, a usted, querido lector, a reflexionar sobre su rol, función y tarea considerando los siguientes aspectos:

¿Es consciente de su rol y podría enunciarlo en una frase?

¿Podría usted en cuatro frases enumerar las funciones a su cargo?

¿Podría usted organizar usted un listado de las tareas que debe realizar durante el día, evaluando la efectividad (hacerlo bien) y la eficiencia (hacerlo bien y en el tiempo correspondiente)?

Esto que a simple vista parece fácil, no se preocupe si le lleva un tiempo, por usted no calculado, resolverlo.

Tendrá que replantearse muchas cosas y esto le aseguramos será un desafío que podrá encaminarlo a mayores logros, asegurando la supervivencia y el futuro de su empresa.

Hacerlo lo ayudará no sólo a no duplicar tareas sino también y no menos importante, a generar un clima de compañerismo y cordialidad entre usted y su gente.

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