Aprendiendo a adminístranos a nosotros mismos

El líder primero es líder de su propia vida. Para liderar a otros primero se necesita crecer en el liderazgo de sí mismo: liderazgo intrapersonal. La perspectiva ancestral de los Proverbios del Rey Salomón trae sabiduría al respecto al referir que “mejor es el que tarda en airarse que el fuerte; y el que se enseñorea del espíritu que el que toma una ciudad” (Proverbios 16:32). El filósofo chino Lao Tze también habla con sabiduría sobre el liderazgo de sí mismo: “Quien vence a los otros, es fuerte. Quien se vence a sí mismo, es poderoso”. El filosofo griego Platón expresa que “la primera y gran victoria es conquistarse a uno mismo”. Así mismo el autor y consultor organizacional Stephen Covey dice: “Las victorias privadas preceden a las victorias públicas”.

Resultaría paradójico ver a un líder pretendiendo liderar a otros, inspirar a
otros, guiar las vidas de otras personas, manejar el negocio de otro, encaminar a sus seguidores hacia una visión organizacional, si él no es dueño de sí mismo, si no es capaz de manejar y dirigir adecuadamente sus emociones, si no está a cargo y se ha hecho responsable de su propia vida, si no tiene su propia definición de visión y proyecto de vida. En tales condiciones, ¿cómo podrá liderar a otros?

Los líderes necesitan, pues, aprender a guiarse y gestionarse primero a sí mismo antes de liderar a otros, lo cual implica aprender a administrar su tiempo, sus prioridades y sus propósitos.

Tiempo cronológico vs tiempo de oportunidad

En relación con la administración del tiempo de nosotros mismos como líderes y de las organizaciones que gestionamos, es importante tener claro la distinción existente entre tiempo cronológico y tiempo de oportunidad.

El griego clásico conoce una doble terminología para señalar el tiempo. Uno es el tiempo kronos o tiempo cronológico y el otro es el tiempo kairos o tiempo de oportunidad. Kronos indica el fluir del tiempo sobre el hombre, mientras que kairos indica una oportunidad o crisis que hay que aprovechar. El tiempo kronos es un tiempo lineal, cargado de tareas y gobernado por el reloj. El tiempo kairos es un tiempo cargado de significados, que puede ser comparado con la brújula como metáfora; un intento de rescatar el tiempo de su caducidad.

Para el líder no sólo es importante lograr un dominio y eficiencia del tiempo kronos, sino también lograr percibir el tiempo kairos, asociado a las oportunidades. El uso sabio del tiempo como kairos está relacionado con el tiempo que utilizamos en la consecución de las metas y prioridades personales y organizacionales.

Kronos y kairos representan dos perspectivas de la vida, dos enfoques, dos posicionamientos, dos paradigmas, dos estilos de vida, dos formas de gestionarse personalmente y de administrar las organizaciones a las que se lidera.

Conviene distinguir estos dos paradigmas o enfoques de gestionar el tiempo. Uno representa el paradigma del reloj y el otro el paradigma de la brújula.

Paradigma del reloj

En el mundo occidental estamos más acostumbrados a entender el tiempo en términos cronológicos –kronos, que en términos de significado y oportunidad – kairos. Bajo el paradigma occidental se define al tiempo como la medida del devenir de lo existente, como la duración de las cosas. Esta definición del tiempo, nos lleva a contar y contabilizar las horas, minutos y segundos que invertimos en nuestras actividades. De modo que cuando hablamos de administrar bien el tiempo, hablamos de usar adecuadamente las horas, minutos y segundos de cada día. Esto implica regularnos por las agujas del reloj. Bajo este enfoque administrar el tiempo, es hacer un uso eficiente (menor tiempo) del mismo; es aprender a planificarlo, según las metas y objetivos trazados. Esto indudablemente repercute positivamente en nuestra eficacia (consecución de objetivos).

Paradigma de la brújula

Obviamente es útil planificar nuestro tiempo, tener agendas bien estructuradas, etcétera. Pero la denominación “administración del tiempo” puede resultar una definición poco feliz. Como dice S. Covey: “El desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros”. Al fin y al cabo, como dice Zig Ziglar: “El problema es la falta de dirección, no la falta de tiempo: todos contamos con días de 24 horas”.

Apegados al paradigma del reloj, nuestras acciones pueden resultar eficientes, pero no necesariamente eficaces. El problema en la eficacia en cuanto al logro de objetivos, y al uso efectivo del tiempo, no está tanto ligado al control del tiempo – paradigma del reloj, como al dominio de uno mismo – paradigma de la brújula. Está asociado a nuestro sentido de dirección y enfoque en lo que hacemos.

Ser eficaz requiere hacer un uso adecuado de la brújula: enfoque, sentido de dirección, prioridades claramente establecidas. Sin una brújula podemos malgastar nuestro tiempo, aun administrándolo con eficiencia. Usar el tiempo con eficacia supone invertirlo en prioridades, no malgastarlo enteramente en atender urgencias. No diluirlo en actividades rutinarias, que no contribuyen a la consecución de nuestras metas y sueños. Para tal propósito es conveniente saber hacia dónde se va nuestro tiempo, para lo cual puede resultar más útil una brújula que un reloj. El reloj cuenta nuestro tiempo, pero la brújula nos da sentido de dirección. El reloj nos ayuda a planificar nuestro tiempo, mientras que la brújula nos ayuda a administrarnos a nosotros mismos. Un enfoque, el del reloj, hace énfasis en las cosas y el tiempo; y el otro, el de la brújula, hace énfasis en las expectativas, en los resultados y en la contribución.

John Maxwell nos habla de seis tipos de brújulas que deben acompañarnos en la gestión propia y de las organizaciones, y que nos orientarán en el proceso de saber hacia dónde encauzar nuestro tiempo:

a) Brújula moral (mirar por encima): Mide nuestra integridad. Nos ayuda a revisar nuestras motivaciones, si estamos trabajando por las razones correctas. Esta brújula supone el uso de nuestra conciencia moral.

b) Brújula intuitiva (mirar hacia adentro): Tiene que ver con el cultivo de la intuición. Las visiones surgen de nuestras intuiciones, de nuestros anhelos más profundos. Necesitamos una brújula intuitiva que nos guié en el proceso de mirar hacia dentro, que nos ayude a concebir sueños / visiones y apasionarnos con ellos.

c) Brújula histórica (mirar hacia atrás): No podemos avanzar si desconocemos nuestro pasado. Necesitamos echar una mirada retrospectiva sobre nuestra vida, y darnos cuenta de nuestras raíces, que son las que nos proporcionan nuestra identidad. Al mismo tiempo debemos ser capaces de ver nuestros errores, para aprender y ganar experiencia.

d) Brújula direccional (mirar hacia delante): Implica echar una mirada prospectiva, que visualice nuestros sueños / visiones y conlleve al establecimiento de metas. Esta brújula nos ayuda además a enfocarnos en los que es realmente importante en nuestras vidas y en el de las organizaciones que lideramos.

e) Brújula estratégica (mirar alrededor): Nos ayuda a desarrollar una mentalidad de estratega, que sea capaz de trazar una ruta que tenga como fin del camino la visión establecida, y al mismo tiempo no instruya acerca de lo que necesitamos hacer para alcanzar las metas. La estrategia hace converger todas las fuerzas y recursos en un solo polo de atracción. Las visiones deben cristalizar en planes de trabajo y estructuras, que permitan alcanzar los objetivos. Un soñador sin estructuras, es un quijote ambulante que pelea contra molinos de viento y al que sólo le sigue un ignorante barrigón.

f) Brújula visionaria (mirar más allá): Esta brújula nos hace mirar más allá de las circunstancias presentes y visualizar la magnitud de la visión que podemos alcanzar con nuestro potencial.


Eficacia vs eficiencia

En la gestión del tiempo y de los recursos en general se puede ser eficiente y al mismo tiempo no ser eficaz. La eficiencia se refiere a la relación producto (resultado) – insumos; es la cantidad de cosas obtenidas, logradas o producidas con el uso de una determinada cantidad de un recurso. La eficacia relaciona el esfuerzo con el logro de objetivos; se es más eficaz cuando se cumplen más y mejores objetivos.

La eficacia tiene que ver más con si estoy haciendo lo que se necesito hacer, que con hacer en forma más rápida o con la menor cantidad de recursos. La eficacia tiene que ver más con “hacer las cosas correctas, que con hacer las cosas correctamente”. En ocasiones podemos sacrificar eficacia en aras de lograr eficiencia, pero en el largo plazo eso es desastroso. Como dice Peter Drucker: “Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. Antes de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado para realizar.”

Ser eficaz implica saber cómo redimir o encontrar el tiempo para lidiar con las situaciones o asuntos cruciales de nuestra vida o de las organizaciones que lideramos. Cuando logramos, entonces, orientar y/o dedicar la mayor parte de nuestro esfuerzo, energía, atención y tiempo a aquellas “pocas cosas medulares” que determinan la consecución de los objetivos y metas personales u organizacionales, sin descuidar los “muchos importantes pero no medulares”, estamos desarrollando y construyendo eficacia.

Aprendiendo a administrarnos a nosotros mismos

Administrarnos a nosotros mismos, puede resultar más complejo, pero a su vez más eficaz que administrar el tiempo. El tiempo es una variable más definida y sujeta a medición. El ser humano es una entidad muy compleja y difícil de medir y evaluar. Requerimos, pues, contar con parámetros que nos retroalimenten sobre que tan bien estamos administrándonos a nosotros mismos y, en consecuencia, a las organizaciones que lideramos. Considero que existen tres criterios básicos contra los cuales podemos comparar nuestra gestión y resultados, para decidir si estamos realizando una buena gerencia de nosotros mismos y de la organización que lideramos. Estos tres elementos son: principios (valores), visión y misión.

Un viaje por barco reúne la definición de estos tres elementos. Podemos decir que si la vida es un viaje por barco, el propósito del viaje, es la misión; el lugar de destino, la visión; los principios, las estrellas que actúan como puntos cardinales que guían en medio de la noche.

- La visión: Es el puerto de destino, el lugar al que queremos ir. Es una mira orientada hacia los resultados que queremos obtener. Es la representación hoy del futuro que queremos tener mañana. Necesitamos tener un enunciado propio de lo que queremos alcanzar y llegar a ser, que exprese un futuro positivo, alentador, motivador y factible. No podemos avanzar en la vida si no sabemos a dónde nos dirigimos. Por otro lado, la visión nos mueve a la acción y nos llena de energía. Estimula nuestro espíritu, nuestra mente, nuestros sentimientos y nuestro compromiso. Cuando tenemos una gran visión en nuestra vida y estamos emocionalmente conectados con ella, se crea en nosotros una gran motivación por llegar a nuestro lugar de destino.

- La misión: Es la razón por la cual emprendemos el viaje. Tiene que ver con lo que uno quiere ser – carácter, y hacer en términos de aportación y logro - legado. La misión nos dice cómo vamos a hacer para satisfacer la visión. La misión es la entrega a la visión, como razón de ser en la vida. De esta forma, la misión se convierte en la norma, el punto clave para tomar las decisiones importantes acerca de la orientación de la vida, y también las decisiones cotidianas en medio de las circunstancias y emociones que nos afectan.

- Los principios: Son las directrices o guías que orientan nuestras vidas, para asegurarnos que nos mantenemos en el camino elegido. Necesitamos una base firme que le de soporte a nuestras acciones. Cuando actuamos conforme a principios, claramente identificados, no vamos a ser movidos por las emociones o por las circunstancias, ni a reaccionar ante los problemas o adversidades, ni a ceder ante las manipulaciones de otras personas, sino que vamos actuar conforme a esos principios que hemos elegido como valor de vida.

A modo de conclusión

Liderar con efectividad requiere aprender a ser eficaz. Dice Peter Drucker: “La eficacia es una disciplina, y como cualquier disciplina puede aprenderse y debe aprenderse”. “No existe nada como una personalidad naturalmente eficaz” (Joseph A. Maciariello). No se nace eficaz, se aprende a ser eficaz, pero se requiere de disposición y motivación para ser eficaz. La eficacia puede definirse como un arte, y como todo arte, para desarrollarlo, se precisa de tiempo, esfuerzo y enfoque.

Para desarrollar eficacia necesitamos definir los cambios necesarios en nuestros hábitos, así como en nuestro cronograma de trabajo y en nuestras prioridades, de tal manera que podamos aprovechar las oportunidades y lograr eficacia personal y organizacional, no solo resultados, sino, fundamentalmente, valor agregado.

Se precisa desarrollar la capacidad de organizarse y trabajar bien, lo cual demanda el desarrollo de cinco hábitos o prácticas, según Peter Drucker:

- Gestionar el tiempo
- Colaborar con el resto del equipo y realizar aportaciones valiosas.
- Potenciar sus puntos fuertes y hacerlos productivos
- Concentrar los esfuerzos en aquellas tareas que son más importantes para conseguir unos buenos resultados.
- Tomar decisiones eficaces.


Bibliografía:

Drucker Peter, El ejecutivo eficaz en acción, 2006
Barroso Manuel, Meditaciones Gerenciales, 2006

 
Autor: Arnoldo Arana - Maestría en Gerencia de Empresa y Licenciatura en Contaduría Pública de la Universidad del Zulia. Es certificado como facilitador en Dinámicas de Grupo por el Centro de Aprendizaje e Investigación en Facilitación Gestaltica (CENAIF). Es también psicoterapeuta en procesos personales. Tiene una certificación (diplomado) como coach avalado por la firma Future Achievement International y la Universidad Iberoamericana de Liderazgo. Posee una certificación como TLC Coach de Liderazgo por Lifeforming Leadership Coaching. Actualmente cursa una formación doctoral en Teoterapia. Se ha desempeñado como profesor universitario en instituciones tales como la Universidad del Zulia (LUZ), la Universidad de Carabobo (UC) y la Universidad de la Tercera Edad (UTE). A la fecha se desempeña como docente en la Universidad de Carabobo.