Gestión de proyectos, ¿cómo agrega valor?
Un nuevo plan de negocios, un proceso de cambio organizacional, el lanzamiento de un nuevo producto, la necesidad de capacitar al personal, o una iniciativa de mejora de procesos son las recurrentes formas en que las compañías se insertan en el mundo de los proyectos y, por lo tanto, en la necesidad de gestionarlos adecuadamente.
Una organización tiene gran cantidad de proyectos en danza. Así, es fundamental saber seleccionar aquellos con mayor potencial de éxito y también alcanzar los mejores resultados de aquellos que ya se encuentran en la fase de ejecución.
En este contexto, la gestión de proyectos es la herramienta más poderosa que ayuda a los directivos a administrar la complejidad de las iniciativas a partir de todos los recursos, objetivos, tiempos, tareas, que deben organizar y planificar.
Así, veamos de qué forma la aplicación de un método sistemático de gestión de proyectos nos permitirá alcanzar los objetivos de la compañía:
Compromiso de los interesados (stakeholders): Ningún proyecto llegará a buen puerto si no cuenta con apoyo dentro de la organización. Precisamente, el método de gestión de proyectos nos permite identificar, evaluar, informar e influir sobre los individuos y grupos de los que dependerá el éxito de la iniciativa. En este punto, es clave conocer muy bien al sponsor del proyecto y entablar un vínculo estratégico con él.
Comprensión de los beneficios del negocio: El método ayuda a estimar, medir y monitorear los beneficios que el área en cuestión obtendrá con el proyecto. Los beneficios incluyen los resultados esperados y los costos asociados (contemplando tanto financieros como no financieros)
Plan de trabajo y cronograma predecibles: El método de gestión de proyectos permite controlar el trabajo realizado y los resultados obtenidos, de acuerdo con los requerimientos especificados en el comienzo.
Gestionar el cambio: Todo proyecto modifica la manera de hacer las cosas en una organización. Y esto, inevitablemente, genera ciertas resistencias que pueden atentar contra una exitosa ejecución.
El método de gestión de proyectos permite minimizar los riesgos humanos a partir de una mejor comprensión del nuevo entorno. Así, nos permite tomar anticipadamente las medidas para que el cambio se desarrolle en forma más armoniosa.
Formación de un equipo de alto desempeño: Un método de gestión de proyectos nos permite identificar y desarrollar los recursos necesarios para conformar el equipo de trabajo que tendrá la responsabilidad de ejecutar la iniciativa.
Alcance realista y manejable: El método permite acordar, mantener y corregir los objetivos del proyecto para que sean ejecutables.
Mitigar los riesgos: El método de gestión de proyectos permite identificar riesgos vinculados con la implementación. Así, podremos desarrollar anticipadamente estrategias para anularlos (en lugar de intentar resolverlos cuando ya se han manifestado).
Comprensión de los beneficios de los entregables para la organización: El método permite establecer, acordar y monitorear los beneficios (financieros, transferencia de conocimientos, desarrollo de destrezas, etc.) que la empresa ganará con el proyecto. Como hemos mencionado, esto también nos servirá para "vender" la iniciativa a los tomadores de decisiones de la compañía.
En definitiva, las organizaciones trabajan y evolucionan a través de sus proyectos.
Y, en este marco, disponer de un método profesional de gestión de proyectos nos permite gestionar mejor nuestro portafolio de iniciativas, conociendo los beneficios de cada una (a corto, mediano y largo plazo), los principales riesgos que puedan surgir y su posible resolución.
Autor: Gustavo Acha - Consultor y Gestor de Proyectos en Estrategia, Organización y Recursos Humanos. Docente de las Universidades de Palermo y Museo Social Argentino.