Gestión profesional de proyectos: eficiencia y mayor productividad en su empresa
La “gestión profesional de proyectos”, es una de las áreas mas importantes del Management pero lamentablemente la menos entendida.
A pesar de que la mayoría de las organizaciones modernas comprenden que sus objetivos y metas se construyen a partir de la implementación de proyectos específicos alineados con su estrategia corporativa, estos difícilmente se completan dentro de los plazos, los costos y la calidad previstos. En nuestra región, y acotando el análisis solo a proyectos de gran envergadura, este diagnóstico es una regla, mas que una excepción.
Solo en Rosario, la mayoría de los proyectos de ingeniería y construcción más significativos parecieran padecer de un implacable síndrome de ineficiencia, las consecuencias están a la vista: extensiones de plazos de ejecución de obras millonarias que resultarían excesivas en otras latitudes ; mayores costos (muy por encima de la inflación real) a los originalmente presupuestados; altos niveles de recursos desperdiciados; y conflictos de partes que derivan en costosas, largas y traumáticas disputas judiciales. Este es el diagnóstico, solo necesitamos entender los procesos detrás de los malos resultados para poder trazar un mapa hacia desempeños de mayor eficiencia.
Salvo contadas excepciones, existen en las empresas de nuestra región una creciente fragmentación en los procesos de diseño e ingeniería y brechas o “baches” de gestión entre estos y los procesos constructivos aplicados. En algunos casos, la ingeniería es insuficiente y deja demasiados temas “a verificar en obra”.
Por otro lado, es notorio que la coordinación de los trabajos es pobre o insuficiente y la administración de los contratos, deficiente. Sumado a esto, la planificación de los proyectos es incompleta y estática, ya que se completa en muchos casos con el único propósito de cumplir con algún requisito contractual de presentar un cronograma de tareas.
Los cronogramas, si es que existen, no se utilizan para controlar el desempeño de los trabajos, tampoco se verifica la certeza de la planificación, que en la mayoría de los casos es inadecuada y refleja metas y objetivos irreales.
Los riesgos asociados a los proyectos y a la ejecución de las tareas no son analizados, provocando que el “estilo” de gestión de los managers locales sea de “reaccionar” ante los problemas más que de “anticiparse” y gestionarlos.
Esta falta de coordinación, esta deficiente administración y gestión de los procesos de diseño, ingeniería y construcción afecta directamente la calidad de los trabajos (por lo general baja), causando un listado interminable de ítems a rehacer o reconstruir, produciendo así pujas que normalmente derivan en atrasos, mayores costos y conflictos que afectan a todas las partes involucradas en el proyecto e incluso a los usuarios o destinatarios finales.
La descripción del desempeño de la industria AIC local (Arquitectura, Ingeniería y Construcción) podría parecer pesimista. La buena noticia es que existe un amplísimo margen para mejorar la productividad, la eficiencia y la efectividad en un contexto de inversión y nivel de actividad que no podría ser mejor.
¿Porque deberíamos bregar por mayor productividad y eficiencia?
Simplemente porque mayor productividad y eficiencia se traslada en mayor valor y mejores productos. Mayor valor implica mas y mejores obras por la misma suma invertida, mayor tasa de retorno y lo que no es menos importante, mayor satisfacción de clientes y usuarios. Además, mayor valor en los productos y servicios que cualquier empresa ofrece se traslada indefectiblemente en ventajas competitivas. Mayor eficiencia y productividad es también sinónimo de mejores utilidades.
Lamentablemente, mayores niveles de eficiencia, efectividad y productividad no se alcanzan con acciones aisladas.
Más eficiencia, mayor productividad y repetibilidad en los resultados es solo posible a través de la aplicación consistente y sistemática de procesos y herramientas específicas que abarquen todas las áreas funcionales de una organización y que involucren a todos los niveles de gestión. En este sentido, la gestión profesional de proyectos, como disciplina especifica de aplicación, posee las técnicas, métodos y herramientas que garantizan que los objetivos de la organización se cumplan.
Pero ¿que es lo que sabemos realmente sobre el Project Management? Porque sabemos tan poco?
Existen tres conceptos que son fundamentales para entender el valor de la gestión profesional de proyectos y que difícilmente se mencionen en aquellos artículos que presentan definiciones de manual o extractos del PMBOK.
Estos conceptos, sobre los cuales hay que centrar la atención para realmente entender y valorar su contribución son básicamente tres: “coordinación”, “integración” y “colaboración”.
Los métodos, herramientas y procesos fundamentales del Project Management encuentran sus fundamentos en el aumento de la colaboración entre los actores del proyecto, en el esfuerzo ordenado y mancomunado hacia objetivos claros y metas alcanzables, el intercambio fluido de información veraz y objetiva que maximiza las posibilidades de tomar buenas decisiones y la integración de procesos y herramientas que controlan indicadores de costo, tiempo y calidad.
La clave, no pasa por saber una definición de libro sino por aplicar sus técnicas y herramientas, implementar sus métodos y sus procesos en forma consistente y mancomunadamente con todos los actores involucrados.
Las ventajas inmediatas de la implementación corporativa de la Gestión profesional son niveles más altos de organización, más y mejor control sobre los recursos, mayor intercambio de información y decisiones sustentadas en información veraz.
La ventajas en el mediano y largo plazo serán resultados consistentes y repetibles, mayor eficiencia y más productividad.
Autor: Claudio Antonelli - Arquitecto (UNR).Master of Science in Construction Management (Eastern Michigan University - Ypsilanti, Michigan USA)