¿Cómo administrar los costos de un proyecto?
En muchos proyectos en áreas de servicios (a diferencia de proyectos en áreas de manufactura o construcción) los costos son considerados un dato al comienzo del proyecto, y en la ejecución siempre se los relaciona a la variable Tiempo.
Esto sucede porque en un proyecto que involucra servicios profesionales, la mayoría de los costos están representados por horas de trabajo de las personas.
Ejemplos de esto son proyectos de sistemas o proyectos en áreas administrativas, proyectos que no involucran compras de recursos materiales.
Existen dos entregables importantes en materia de costos en cualquier proyecto: la Línea de Base de Costos (Cost Baseline) y el Reporte de Desempeño de Costos. El gerente del proyecto debe producir estos dos documentos para controlar el costo del proyecto y así minimizar los costos más allá de lo presupuestado. Veamos cada uno de ellos:
1. Línea de Base de Costos: una vez elaborado el WBS (Work Breakdown Structure) del proyecto, además de estimar los tiempos de cada uno de sus componentes, se debe estimar su costo. La Línea de Base de Costos es la estimación monetaria de cada entregable, subentregable y paquete de trabajo dentro del WBS, de modo que su total nos da los costos estimados de todo el proyecto. La Línea de Base de Costos es el equivalente monetario de la Línea de Base de Tiempo (Schedule Baseline). En proyectos en áreas de servicios las dos son muy similares. En proyectos que contienen un gran componente de recursos materiales ("no humanos"), las dos difieren sustancialmente.
2. Reporte de Desempeño de Costos: es un reporte que se prepara a medida que avanza el proyecto (cada semana, cada dos semanas, un mes) que describe lo gastado realmente contra lo que estaba presupuestado gastar a una fecha determinada.
Generalmente contiene un gráfico con dos curvas, una que representa los gastos presupuestados y otra los gastos reales, en donde el eje X representa tiempo y el eje Y representa dinero.
Junto con los reportes de avance de tareas, este reporte constituye la base para calcular las métricas de EVM (Earned Value Management) del proyecto, y por lo tanto constituye la base para saber cómo va el proyecto en términos de tiempo y dinero.
Recordemos que el gerente del proyecto es responsable de cumplir con la Triple Limitación: tiempo, presupuesto, calidad. Para administrar los costos del proyecto, deberá elaborar la Línea de Base de Costos en la fase de planificación del proyecto, y actualizarla durante la ejecución de las tareas.
Además, deberá elaborar y presentar los Reportes de Desempeño de Costos a los patrocinadores del proyecto, para informar acerca de los desvíos al presupuesto.
¿Qué problemas típicos existen con la Administración de Costos de un proyecto?
1. El más frecuente: se asocia la Administración de Costos a la Administración del Tiempo del proyecto, y se habla sólo de esta última.
2. El segundo más frecuente: no existe un WBS o existe un WBS defectuoso o incompleto.
¿Por qué sucede esto? Porque muchas veces no se le da importancia al hecho de tenerlo, o porque simplemente no se sabe cómo confeccionarlo.
3. Hay una mala definición del trabajo en los niveles inferiores del WBS: no hay definición, no existen Paquetes de Trabajo, o los Paquetes de Trabajo son demasiado grandes al momento de delegarlos (por ejemplo de un mes de duración para un recurso).
4. No existe en el proyecto una forma de calcular los costos planificados: no hay un WBS, no se manejan costos horarios de los recursos humanos, no se reporta el componente de costos de materiales.
5. No existe en el proyecto una forma de calcular los costos reales: no se reportan horas trabajadas, no se reportan los gastos incurridos en materiales.
¿Qué aprendemos de todo esto?
Lo importante de todo esto es: no se debe ignorar el componente Costo del proyecto durante su ejecución, eso no es un tema del departamento de contabilidad de la empresa, sino del proyecto en sí. El gerente es responsable de la Triple Limitación, y una de las tres variables de la Triple Limitación es Costo.
No se debe confundir Costo con Tiempo, sobre todo en proyectos de servicios, porque las dos variables quizás no progresen sincronizadamente.
Podría ser que estemos en la mitad de nuestro proyecto y que hayamos "consumido" la mitad de las horas de trabajo estimadas, pero que hayamos gastado el 75% del presupuesto. Los patrocinadores querrán saber esto, el gerente de proyecto también, y juntos deberán analizar si esto es normal y tomar acciones correctivas si es necesario.