Cronomanagemet o Cómo defenderse de los ladrones de tiempo
El tiempo es un recurso escaso, que no se puede comprar, que no es almacenable, ni se multiplica, pasa lenta pero inexorablemente y no se puede perder, porque la vida está hecha de esta materia, por tanto, es un bien tan valioso que debería poderse contabilizar e incluirse en el “ebita” de la cuenta de resultados.
Me gustaría que me acompañaras en algunas reflexiones que quiero compartir contigo en este artículo y que tienen que ver con la forma en que trabajamos y en aquellas habilidades-competencias que te permitirán gestionar el tiempo de una forma más eficiente. Sólo espero que merezca el tiempo que tardarás en leerlo.
Teniendo en cuenta que el tiempo no puede recuperarse una vez que se ha perdido, lo fundamental es que lo dediques a realizar cosas que realmente valgan la pena. A través de estas líneas trataré de mostrar aquellos factores que impiden una adecuada gestión de nuestro tiempo y qué podemos hacer para que el esfuerzo que dediquemos en aplicar alguna técnica nos ayude a hacer las cosas algo mejor y si es posible disfrutarlas.
El concepto del cronomanagement debe asociarse a este concurso de palabras “nuevas” que invaden nuestro vocabulario de empresa; etimológicamente proviene de la asociación del griego “kronos” y la traducción de management o el arte –tan escaso-de dirigir.
Los principios básicosMi experiencia en el mundo laboral me sugiere de entrada que no puede gestionarse nada sin antes hacerlo con uno mismo. Lo primero que debes buscar y encontrar, es la relación entre el esfuerzo empleado en hacer cosas y los resultados que obtienes. Según Ian Fleming en su libro “La gestión del Tiempo” escrito para Lucas Industries, los principios básicos para gestionar el tiempo consisten en:
- Actuar por el motivo adecuado, asegurando que lo que se hace tiene relación con el trabajo final.
- Actuar en el momento oportuno, por tanto, decidir las prioridades.
- Y actuar de la manera apropiada, lo que supone organizarse.
Es clave que cada manager tenga muy clara su función, sus objetivos, determinando las áreas en las que debe centrar su trabajo (clientes, planificación de objetivos, formación, retención de talento, etc) ya que si no se clarifica individualmente el puesto de trabajo es muy difícil establecer prioridades y determinar el orden y el tiempo que debe dedicarse a cada una de ellas en función de las mismas.
También es vital conocer nuestros errores habituales, por ejemplo, no distinguir entre lo urgente y lo importante, caer en el tópico de resolver problemas en vez de prevenirlos, no saber decir que no, no saber identificar cuáles son las tareas urgentes -con independencia de que aporten más o menos beneficios-, o establecer aquellas que se hacen sin planificar y a menudo no son cruciales, pero que nos roban tiempo.
Nuestro objetivo laboral es aquello por lo que nos pagan, y por tanto aportan valor al grupo y son tareas primordiales todas aquellas que permiten alcanzarlo. Aplicando el principio de Pareto, se demuestra que el 80% del tiempo disponible se dedica “sólo” al 20% de los resultados, mientras que el 20% restante es el que se dirige realmente al 80% de los objetivos del negocio. Esto se debe a que gran parte de nuestro tiempo lo dedicamos a acontecimientos inesperados. Sería el momento de decidir el grado de importancia para determinar su urgencia.
Hay una frase conocida en management que dice “si fracasas en la preparación, prepárate para fracasar”. De eso saben mucho los equipos, especialmente deportivos. La clave está en saber establecer prioridades y organizarse a uno mismo. Puede servirnos Outlock, las Pad o la agenda de papel, pero lo básico es el hábito, poca gente destina un tiempo máximo a cada actividad, ahí está la clave.
Tomar el control
La gestión del tiempo, requiere asumir el control siempre y eso incluye evitar los llamados “marrones” o “mokeys” como dicen los ingleses, que nos cuelgan otros. Hay que valorar cada vez que decimos que “sí” porque esto significa compromiso y resta tiempo.
Pocos directivos, sobre todo en el mundo de la Pymes, que son claramente los que aportan más de 2/3 partes del pib, saben delegar. Saber delegar es clave para tener más tiempo con el que hacer cosas de las “importantes”, es decir, que pertenezcan al objetivo del puesto de trabajo y no deben delegarse sólo las rutinas sino tareas completas y aquellas que otros pueden hacer.
Otro punto fundamental es aprender a gestionar nuestra mente, de esta forma controlaremos, por ejemplo, el estrés, pues identificando sus causas podemos preveer sus efectos. Dosificarse, organizarse y desconectar ayudan.
Todas las personas tenemos unas horas al día en las que somos más productivos, la clave es aprovecharlas. Más energía versus menos errores y lógicamente más creatividad y generación de ideas. Del líder se espera innovación; actualmente y ante la ambigüedad del futuro, merece la pena aprender mapas mentales que contribuyen a identificar los problemas y su relación con las causas, entonces es mucho más fácil resolverlos.
Nos hacen jefes precisamente para asumir responsabilidades y tomar decisiones, ya sean selectivas o creativas, hay reglas para hacerlo eficientemente, aunque los requisitos tienen que ver con:
- Conseguir la información suficiente.
- Definir el plan de acción con las personas que forman parte de la solución.
- Saber el rol que tiene cada uno en la decisión final.
- Naturalmente saber el tiempo que dispones para ello.
Comuniquémonos eficazmente
La comunicación es la clave de toda relación humana y también en la empresa. Gracias a ella podemos alimentarnos de la energía de todos, pero, una mala gestión de la comunicación, impide una buena gestión del tiempo.
En la comunicación empresarial es vital gestionar las relaciones tanto ascendentes como descendentes. Si tienes jefes o dependes de un consejo debes conocer sus valores y objetivos. Debes conocer exactamente qué quieren y qué se espera de ti y saber sus fortalezas y debilidades, además del estilo de trabajo. Si posees de estos conocimientos, podrás relacionarte mucho mejor con ellos y también puedes aplicar el mismo sistema con las personas que dependen de ti.
Nada puede entenderse en liderazgo sin equipo, un conjunto de personas que tiene un objetivo común. Conociendo cada miembro y el modo de relacionarse entre ellos sabrás lo que debes hacer para que funcione bien, pero como líder tienes dos grandes misiones con tu equipo en las que dedicarás el tiempo necesario:
- Busca y armoniza las capacidades individuales para tener un grupo armónico y equilibrado.
- Debes ser el encargado de cargar de energía el equipo, para ello implícate, fomenta lealtad y confianza, estimula la creatividad y cuídalos.
Comunicarse es crucial, debes aprender a gestionar tu comunicación, tenemos dos orejas y una sola boca, escucha pues el doble de lo que hables, haz preguntas que servirán para interrumpir y centrar el tema, concreta lo necesario, prepara muy bien los mensajes que piensas lanzar y escríbelos si hace falta.
Superar las “interrupciones”
Otros “ladrones del tiempo” son:
- Los teléfonos
- Las reuniones.
El teléfono es una parte significativa de nuestra vida, es eficaz como medio, más personal que la escritura, incluso puede ser más económico. Hay técnicas para hablar por teléfono de forma eficiente, por ejemplo si tienes un filtro (assistant, secretaria) gradúa las llamadas que no te interesan, las poco importantes y las que te deben pasar, siempre puedes pedir que te llamen más tarde y que te dejen nota. Al contestar la llamada sonríe siempre, pues comunicación equivale a “espacio común” y se nota. Ten claro antes lo que quieres decir, toma notas, no te desvíes, si se “enrollan” pregunta y vé “al grano”. Si no hay solución en el momento la habrá más tarde.
Por último, debes gestionar tu entorno de trabajo, o sea, los papeles que llegan. Hay personas para las que cada papel es un problema, gestiona bien el correo y si es posible que lo hagan por ti, archiva y clasifica bien y aprovecha los viajes.
No he pretendido con este artículo enseñarte nada que no conozcas pero la reflexión de muchos hechos que se suceden a lo largo del día puede ayudar a realizar eficientemente el trabajo por el que te paguen. Ten en cuenta que nunca tendrás todo el tiempo para todo lo que quieras, pero que si hay algo primordial sacarás tiempo para hacerlo, concéntrate en lo útil.
El tiempo es un bien que posees gratuitamente, si descubres como aprovecharlo, seguro que sabrás encontrarle todo su valor y disfrutar el placer de perderlo cuando tu decidas.
10 Consejos finales para hacer un buen Cronomanagement:
1-Dormir 8 horas, acostarse temprano es un secreto que debe practicarse diariamente, el cuerpo necesita recuperar sus energías
2-No cambies drásticamente
3-Prueba nuevas ideas
4-Trabaja con inteligencia, no con mas intensidad
5-El buen manejo del tiempo constituye una habilidad que todos podemos aprender y es condición fundamental para el éxito.
6-Optimizar el uso del tiempo implica menos esfuerzo, menos fatiga y salud física y mental.
7- Identificar prioridades constituye el primer paso para un eficaz manejo del tiempo.
8- Inmediatamente se establecerán objetivos para apoyar las prioridades.
9- No es posible trazar planes eficaces si no sabemos que queremos lograr verdaderamente.
10- La clave del éxito está en disfrutar de tu trabajo y de lo que quieres hacer.
Autor: Miquel Bonet. Abogado y Consejero del Grupo Select. Licenciado en Derecho y Diplomado en Ciencias de la Empresa. Director del Progama de Competencias de Universidad de Barcelona