¿Debe el área comercial conocer los procesos de Project Management?

Project Manager Francisco Javier Linares Roca

 La respuesta es SI, por los siguientes motivos:

  • El proceso de venta en su conjunto debe verse como un proyecto. Cada venta tiene un objetivo definido y genera un resultado único dentro de un periodo de tiempo, es decir tiene un comienzo y un fin, lo cual le da las características de proyecto.
Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único.
  • Los principales “entregables” del proceso de venta son las propuestas y contratos, los cuales están formadas por elementos (conceptos) relacionadas a la gestión de proyectos tales como “stakeholders”, “alcance”,” tiempos”, “costos”, “presupuestos”, “riesgos”, “contratos”, otros. Desconocer estos conceptos restan oportunidad de presentar una propuesta competitiva y posterior cierre de la venta.
  • Conocer los principales procesos y técnicas de Project management, permite a los vendedores involucrase más con el trabajo de preventa y por lo tanto entender y agilizar más el proceso de elaboración de las propuestas y cierre.
Para entender mejor la relación entre los procesos comerciales y el proceso de project management presentamos dos (2) diagramas, el primero muestra el proceso de “Prospección y Venta” como parte (iniciador) de una metodología de gestión de proyectos y el segundo diagrama es la descomposición de este proceso en sub-procesos o fases.



Estos subprocesos, llamados también "Fases” son donde se aplican los "procesos de project management". Recordemos que los procesos de project management agrupados en 5 grupos (inicio, planificación, ejecución, control y cierre) pueden aplicarse a lo largo de cualquier "ciclo de vida" (Fases) o dentro de cada una de ellas.

A continuación presentamos una matriz donde asociamos los procesos de “project management” con cada una de las fases descritas del “proceso de venta” presentadas en este ejemplo, lo cual nos dará una vistazo general de cómo estas se interrelacionan.

Matriz.

PROCESOS O FASES COMERCIALES

Procesos de Project Management (que se deben conocer y aplicar)

Área de Conocimiento

1. Prospección de proyectos

·       10.1 Identificar Stakeholders

Gestión de comunicaciones

2.Elaboración de propuestas

·       5.1 Recolectar requerimientos

·       5.2 Definir alcance

·       5.3 Crear wbs

·       6.5 Desarrollo del  Cronograma

·       7.1 Estimación de costos

·       7.2 Determinar un presupuesto

·       11.2 Identificación de Riesgos

  
 
 

·       Gestión de Alcance

·       Gestión de Tiempo

·       Gestión de Costos

·       Gestión de Riesgos

3. Cierre de la venta

·       12.1 Plan de Adquisiciones (tipos de contratos)

·       12.2 Efectuar las adquisiciones.

·       Gestión de adquisiciones


Recomendamos a los interesados profundizar en cada uno de estos procesos de PM y ver sobre todo que herramientas tiene cada uno, por ejemplo para el proceso “5.1 de Recolectar los requerimientos“ el PMBOK nos ofrece las siguientes herramientas:
  • Entrevistas
  • Focus Groups
  • talleres dirigidos (workshop)
  • Técnicas de creatividad de grupo
  • Técnicas de tomas de decisiones de grupo
  • Cuestionarios y Encuestas
  • Observaciones
  • Prototipos
En resumen ¿Como nos ayuda los procesos de PM en el proceso de ventas?

En el proceso de Prospección de proyectos, nos ayuda a reconocer a todos los stakeholdres que pueden influenciar positiva o negativamente en la realización del proyecto, en este caso la venta.
En el proceso de Elaboración de propuestas, la mejor ayuda para el vendedor es que conociendo cuales son los elementos que componen una propuesta, pueda interactuar con el equipo de preventa y asegurarse de que la propuesta cumplirá los requerimientos y expectativas del cliente, de tal manera que la probabilidad de cierre de la venta sea mayor.
En el proceso de Cierre de la venta, nos ayuda a conocer a priori ¿qué tipos de contratos existen?, (precio fijo, tiempos y materiales, otros) ¿Cual debemos elegir para ofrecerle al cliente? ¿Cuáles son sus ventajas y desventajas? ¿Cómo contratar a terceros o liderar procesos de alianzas estratégicas u outsorcing? Todo esto como parte de la propuesta o contrato.