Claves para administrar el tiempo y evitar el caos de Fin de Año en la empresa

Saber cómo gestionar el propio tiempo es una competencia de liderazgo indispensable para los líderes empresarios. Aunque esta consigna también incluye a los emprendedores, quienes necesitan alcanzar sus objetivos en plazos
determinados.

No obstante, el manejo de tiempo suele convertirse en una habilidad crítica hacia fin de año, cuando las horas laborables parecieran transcurrir más rápido y los eventos sociales y compromisos se multiplican.

Si bien es una capacidad que se relaciona generalmente a los individuos, también puede complicar a los equipos de trabajo, y en última instancia, a la empresa. Si no se cumplen los plazos, se reduce la calidad de las tareas y se generan más conflictos en los grupos. "La productivad se ve afectada por la falta de organización, y cuando no se establecen las prioridades correctas", dijo al portal Management Jornal Claudia Halabí, directora de Escuela de Postgrado de la Facultad de Economía y Empresa, Universidad Diego Portales.

La razón por la cual los directivos de empresa y emprendedores son quienes más deben prestar atención al manejo de tiempo, según explicó Pablo Aristizábal, fundador y CEO de Competir.com, se debe a que el tiempo es una variable vital de quienes están iniciando un negocio."Llegar un día antes o un día después puede ser tan crucial hoy para una organización, que es imprescidenible adoptar las medidas necesarias para alcanzar los objetivos en el tiempo y forma esperados", dice.
Pero la productividad, considerada como la repercusión final, es una parte de los riesgos de la incapacidad de organizarse. Además se puede ocasionar un desgaste emocional, el cual genera bloqueos y provoca que los empleados no sepan cómo iniciar sus tareas.

A eso se agrega que "en la empresa se comienzan a cometer errores en los procesos al aumentar la presión, equivocaciones operativas que son costosas. Ejemplo de ello son productos mal terminados, entrega de pedidos más tarde, y clientes molestos", indicó al portal Rodrigo Correa, gerente de M Capital Humano.
También es cierto que para que un equipo trabaje de forma organizada y eficiente es preciso que tomen conciencia de la importancia de este punto. En esto, "el líder tiene que saber acompañar al equipo como facilitador y guía, primando la cultura organizacional y la optimización de recursos", dice Aristizábal.

Pero es cuando está por culminar el año que los errores afloran con mayor recurrencia, propio de "no poseer las competencias para manejar una gran carga de trabajo", aseguró Correa. Éstos se producen generalmente en las actividades de este periodo: cierres de año, celebraciones, inventarios y revisión de presupuesto para el siguiente año.

Para organizarse y evitar el caos de manejo de tiempo de fin de año, los expertos brindan algunos consejos:

Lo primero, recomienda Nuria Chinchilla, profesora y directora del Centro Internacional Trabajo y Familia del IESE, es "establecer cuáles son las competencias, el potencial y los valores; y luego, entender cuál es la misión. En este rango se define la misión familiar, personal y social, por ejemplo. Una vez que la persona tiene claro cuáles son sus prioridades es momento de ver la gestión de la agenda".

Chinchilla también recomienda que se agrupen tareas similares. Por ejemplo, realizar todas las llamadas de una vez, para luego escribir o responder dodos los correos electrónicos. El fin es mentalizarse en una misma acción por un tiempo.

Premiar el esfuerzo colectivo: motivar a través de premios a los equipos de trabajo, para Halabí resulta ser una óptima estrategia. Este método debe ser complementario al estilo de negocio. "Esto es importante, porque los equipos de trabajo intentarán ser eficientes, pero también tendrán que destinar más tiempo en épocas donde para ellos mismos el tiempo es escaso, por eso el tema del premio no es menor", indicó la catedrática de la Universidad Diego Portales.
También ayuda a la organización que los jefes deleguen la realización de ciertas a tareas, tomando en consideración las ventajas comparativas de cada uno.

Otro consejo es utilizar herramientas digitales para organizarse. Algunas aplicaciones para manejo del tiempo son

1. Organizer Lite: es una aplicación gratuita de Apple que permite agregar texto o eventos, crear diagramas y usar íconos emoji e insertar fotos o mapas. Es posible también programas recordatorios y listas de verificación.

2. Settle Up: otra aplicación gratuita de Apple que ayuda a organizar diversos eventos y pagos, así como también administrar un presupuesto.

3. Call Reminder Notes Full: es una aplicación de Android, con un costo de US$ 6,08, que permite asignar una nota recordatoria a uno o más contactos.