Cuatro razones para utilizar la gestión de riesgos en los proyectos
Actualmente, las compañías son mucho más dependientes de su habilidad para culminar los proyectos de manera exitosa, a tal punto que la gestión de los mismos se convierte en una herramienta estratégica para la supervivencia de la compañía.
Los gerentes de proyectos se encuentran bajo una mayor presión a la hora de la entrega. A su vez, sus jefes también lo están, en especial los directivos de TI, jefe de finanzas o – en algunos casos – el director ejecutivo; ya que todos ellos saben que los proyectos que se entregan tarde o que sobrepasan el presupuesto ya estipulado afectan a la compañía en su totalidad, y no sólo al departamento de TI.
PriceWaterhouseCoopers descubrió que sólo un 2,5 por ciento de las compañías
“tiene un 100 por ciento de sus proyectos entregados a tiempo, dentro del presupuesto y alcance y aprovisionando los beneficios comerciales adecuados”, sugiriendo así un fracaso en la entrega a gran escala.
Sin embargo, lograr que un proyecto sea exitoso es posible, siempre y cuando uno adopte el enfoque adecuado. Creo que parte de este enfoque es la utilización de la gestión de riesgos en un proyecto más de lo que uno lo hace actualmente. A continuación, encontrará cuatro razones claves de porqué su habilidad de organización para sobrevivir se encuentra estrechamente ligada a su habilidad de gestionar los riegos del proyecto. Creo que estará de acuerdo cuando digo que los casos empresariales relacionados a la gestión de riesgos en los proyectos son abrumadores.
1. Una mejor planificación en la gestión de riesgos significa menos demoras A pesar que su plan tenga todas las actividades que se necesitan para poder llevarlo a cabo y conseguir así su objetivo, la realidad es que todas las tareas adicionales de los proyectos son solo descubiertas una vez que el proyecto se encuentra ya en proceso de realización.
¿Podría decirse que solamente es posible de entender el real alcance del trabajo una vez que un proyecto está en progreso? En la mayoría de los casos la respuesta es no. Aún más, en muchos de los proyectos que fracasaron, los problemas potenciales siempre estuvieron allí presentes, esperando ser descubiertos. Sin embargo, proyecto tras proyecto, la cantidad de tiempo y esfuerzo dedicado al análisis de riesgo es muy limitado. En muchos casos, es más que un listado de riesgos potenciales.
Uno puede crear un mejor plan de proyecto si se completa un detallado análisis de riesgo al comienzo del mismo. No tiene que llevar mucho tiempo realizarlo ni costar demasiado. Una vez que éste se culmine, se podrá actualizar su plan original para incluir las actividades relacionadas a la mitigación de riesgos que sean necesarias para poder llevar a cabo la entrega.
Al anticipar estos problemas ocultos, uno se encuentra en el camino correcto para alcanzar el éxito y no terminar fracasando. También tendrá, esta manera, una nueva perspectiva de los riesgos que puedan estar poniendo en peligro a su proyecto. El monitorear en busca de riesgos en mucho más fácil cuando uno sabe que es lo que está buscando.
2. Mejorar la planificación de contingencias permite que los gastos extras sean reducidos o evitados.Una vez que se ha actualizado su plan para incluir las actividades destinadas a mitigar los riesgos,¿qué sucede? Se sigue estando en peligro; su nuevo plan no garantiza que las cosas vayan a funcionar bien.
Si no se posee un enfoque alternativo al momento de necesitarlo, entonces deberá crear alguno. Desafortunadamente, esto ocurrirá cuando se dispone de poco tiempo para llevarlo a cabo. El progreso se detendrá mientras se hace un re-planteo, su proyecto se atrasará y sus gastos seguirán creciendo.
Peor aún, si se necesitasen recursos adicionales ya que puede llegar a pasar mucho tiempo discutiendo por su aprobación; y como consecuencia de esto, poniendo una inmensa presión sobre el resto de la organización, lo cual llevará a la toma de decisiones difíciles sobre si hacer recortes en alguna parte del presupuesto para que el proyecto pueda seguir adelante.
Un mejor enfoque es el desarrollar una serie de planes de contingencia. Al hacerlos antes d tiempo, basándose en los riesgos claves que han sido identificados al comienzo del proyecto, se conseguirán tres ventajas importantes. Primero, al calcular el coste de sus contingencias sabrá cuanto presupuesto se destinará a ellas y poder así asegurárselo de antemano.
Segundo, tendrá una mejor idea de las señales a tener en cuenta, las cuales indicarán que su plan original no está funcionando, brindándole así mas tiempo para poder implementar su plan de contingencia.
Tercero, si se necesitan cambiar las tácticas que se están llevando a cabo ya sabrá que se debe hacer.
El resultado final será el poder evitar demoras mientras hace un Plan B y se consiguen los fondos que sean necesarios para ejecutarlo. Si resulta que un plan de contingencia no es necesario, entonces, lo anterior no le es de utilidad. Mi opinión es que resulta mas conveniente tener un plan que no necesite, a necesitar uno y no tenerlo.
3. Entregas a tiempo sin gastos extras que significan una mejor y más rápida tasa interna de retorno. ¿Qué sucede cuando los proyectos se encuentran atrasados, están excedidos en el presupuesto o simplemente fallan rotundamente? La simple respuesta es que el retorno financiero de un proyecto puede reducirse drásticamente cuando es entregado tarde, se excede del presupuesto o la combinación de ambas; mientras que un proyecto que es abandonado antes de su culminación le cuesta a la compañía no sólo el dinero que se ha invertido en él sino que también los beneficios que se pierden para la organización. Estos últimos pueden significar una pérdida en las ventas, costos de ejecución más altos que los estipulados, pérdidas de oportunidades en el mercado o de una ventaja competitiva o la pérdida de la posición que se ocupaba en el mercado actual.
¿Qué papel juega en este momento la gestión de riesgos? En este caso, la gestión de riesgos provee los medios a través de los cuales las compañías pueden asegurarse una tasa interna de retorno.
El evitar entregas atrasadas resulta en proyectos que empiezan a pagar su inversión antes de tiempo, evitar gastos extras se ve reflejado en que los márgenes de ganancia se mantienen y evitar el “de-scoping” en la obtención de todos los beneficios comerciales esperados.
Aún mejor, se podrá devolver el dinero no utilizado del fondo de contingencia para que éste pueda ser utilizado con otro propósito. Esto ocasiona una diferencia en la supervivencia de otros proyectos, la cual ocasiona que, de manera sucesiva, los retornos adicionales comiencen fluir.
Reducir los atrasos, bajar los gastos, mejorar la tasa interna de retorno: tres grandes razones para utilizar la gestión de riesgos. Sin embargo, existe una más.
4. Uno aprovecha mejor las oportunidades al tomar riesgos calculados.Un riesgo calculado es uno en donde los beneficios por el éxito alcanzado son muchos mas que las consecuencias ocasionadas en un fracaso. Al incrementar su habilidad de gestionar riesgos se pone en una buena posición para poder aprovechar estas oportunidades.
Una mejor tasa interna de inversión es lograda a través de la entrega a tiempo, y junto con lo que se ahorra al no tener un presupuesto para las contingencias, significan la generación de capital que puede ser reinvertido.
Una vez que uno se hace más hábil a la hora de gestionar riesgos, podrá visualizar más fácilmente las oportunidades de inversión donde antes sólo veía problemas.
Autor: Bryan Barrow MBCS CITP
Bryan Barrow comenzó su carrera como aprendiz en el área de telecomunicaciones, pero luego se mudó de esta área a la parte de servicios al cliente debido a que tenía una gran habilidad para trabajar con la gente y a su vez con la tecnología. Tiempo después, a finales de los 80, se trasladó al sector informático y ha trabajado de manera continua en proyectos desde ese entonces.
Traducción: Dana Judchak para INyES