¿Que hacer ante un proyecto en problemas?
Este artículo tiene como objetivo presentar un “Plan de acción” para gestionar un proyecto que se encuentra en problemas. El articulo asume que usted fue asignado específicamente para rescatar dicho proyecto o que usted por algún motivo asumió esta responsabilidad
En esta situación se puede afirmar que siempre será más difícil empezar a gestionar un proyecto “en marcha” que uno que se asuma “desde el principio”, aun más cuando este se encuentre en serios problemas.
Recomendamos que el objetivo principal del plan deba ser “CERRAR el Proyecto”, aunque éste se encuentre en perdida – la idea de cerrar el proyecto debe de prevalecer a la idea de recuperarlo -, ya que un proyecto “abierto” y en “problemas” se convierte en una bomba de tiempo.
Plan de acción para un proyecto en problemas.
Como cualquier plan, presentamos los componentes básicos de un plan, que responden a las siguientes tres preguntas ¿Dónde estamos?, Donde vamos? y ¿Como llegaremos? A continuación plasmamos estos puntos asociados al tema propuesto.
En esta situación se puede afirmar que siempre será más difícil empezar a gestionar un proyecto “en marcha” que uno que se asuma “desde el principio”, aun más cuando este se encuentre en serios problemas.
Recomendamos que el objetivo principal del plan deba ser “CERRAR el Proyecto”, aunque éste se encuentre en perdida – la idea de cerrar el proyecto debe de prevalecer a la idea de recuperarlo -, ya que un proyecto “abierto” y en “problemas” se convierte en una bomba de tiempo.
Plan de acción para un proyecto en problemas.
Como cualquier plan, presentamos los componentes básicos de un plan, que responden a las siguientes tres preguntas ¿Dónde estamos?, Donde vamos? y ¿Como llegaremos? A continuación plasmamos estos puntos asociados al tema propuesto.
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Componentes
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Descripción
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Temas por abordar
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1. Saber dónde estamos?
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1. Obtener Visibilidad de la situación a lo interno
Reunirse con el equipo de proyecto a puertas cerradas y entender bajo su perspectiva la visión general de lo que ocurre (el problema)
Lo más probable es que nos encontremos con un equipo no completo (incluso puede que a estas altura parte del equipo ya no esté) por lo tanto es recomendable también revisar la información o documentación generada a la fecha en la fase de ejecución.
Los documentos formales o información equivalente que recomendamos revisar para obtener una mayor visibilidad es:
· Lista de problemas y pendientes (emails, minutas, informes)
· Informes de proyecto que muestren el avance del
o Cronograma
o Presupuesto
o Entregables
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Las siguientes son preguntas generales con las que se puede iniciar las reuniones con el equipo :
1. Que problemas se han tenido? durante el proyecto
2. Cuáles son los impactos?
3. Analizar las causas?
4. Plantear alternativas de solución
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2. Saber que espera el Cliente?
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2. Validar la situación con el cliente
Reunirse con el Usuario Líder (Cliente) y obtener su visión de lo que ocurre, de lo que necesita y de lo que espera (estos dos últimos puntos no siempre están alineados).
Las necesidades y expectativa que manifieste el cliente deben ser contrastadas siempre con el “alcance” inicialmente pactado.
Antes de reunirse con el cliente recomendamos se revise los siguientes documentos de alcance o información equivalente generados en la fase de planificación del proyecto
· Propuesta o contrato firmado
· Plan de Proyecto (si existe)
· Project Charter
· Declaración del Alcance
· WBS (EDT)
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Las siguientes son preguntas generales con las que se debe abordar el tema
1. Cuáles son los puntos necesarios para cerrar el proyecto??
2. Sobre estos puntos cuales están fuera del alcance
3. Existen nuevos requerimientos sobre la solución ofrecida
4. Cuáles de los puntos en discusión que están fuera del alcance inicial?
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3. Como llegamos a un cierre efectivo?
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3. Reunir ambas partes para negociar el cierre del proyecto
Generar una reunión con el equipo, usuario, Stakeholders, Gerencia. La idea de esta reunión es mostrar el pasado, presente y futuro del proyecto. Haciendo hincapié en los puntos fuera de alcance y qué necesitan ser revisados.
Producto de esta reunión debe generarse nuevos documentos de cierre en base a entregables y asociada a un cronograma de trabajo aceptado por ambas partes para cerrar el proyecto. Cualquier tema fuera de este alcance será considerado un requerimiento nuevo y sujeto al comité de cambios.
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Documentos de cierre
1. Project charter
2. WBS
3. Lista de entregables
4. Cronograma
Actas de cierre por fases y proyecto en
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