Maldito Powerpoint
Recuerdo el día que nos convocaron a una reunión de zona en la que el gerente nos ilustró en apenas dos horas y media con un carrusel de 367 diapositivas llegadas del departamento de marketing. Por contra, recientemente asistí a una charla en la que el ponente se dedicó a facilitar datos, y más datos, y más datos… sin ningún apoyo visual. Ni una cosa ni la otra.
El libro de los 7 hábitos marca como una de las claves del éxito tener siempre “el fin en la mente”. Muchos ponentes parecen haberlo olvidado y no saben muy bien quién debe ser el protagonista de una conferencia: ¿el powerpoint o ellos mismos? Hablaré a continuación de algunos de los errores más comunes que se suelen cometer en las charlas (bien sea para pequeños grupos o en un entorno más amplio), todos ellos relacionados con las presentaciones en powerpoint.
Primer error.- dejar que las diapositivas ocupen el centro de la sala y colocar a los ponentes en una esquina. Con esto lo que conseguimos es darle una capital relevancia a la presentación y dejar a las personas en un segundo plano. Habrá contadas ocasiones en las que esto deba ser así, pero éstas deben ser las excepciones. No olvidemos que la razón de ser de una presentación es apoyar gráficamente la información que facilita el conferenciante, pero nunca debe ser más relevante la imagen que la propia disertación del ponente. El ponente debe ocupar la parte central del auditorio, debe ser el centro de atención. Las diapositivas servirán para reforzar su mensaje, pero nunca pueden eclipsar su intervención.
Segundo error.- llenar las diapositivas de texto y dedicarse a leerlo. Este es otro error muy frecuente. ¿Para qué queremos al ponente en estos casos? Las diapositivas podemos leerlas nosotros solos, sin su ayuda. Realmente la función que cumplen las imágenes es reforzar el mensaje del conferenciante, como ya indiqué más arriba, por lo que nunca deben ser usadas para mostrar extensos párrafos de explicaciones. Las explicaciones le corresponden al ponente, que debe darlas de palabra, aunque es bueno apoyarse en ciertas expresiones relevantes o imágenes concretas que serán las que aparecerán en las diapositivas. ¡¡No se trata de leer el contenido, sino en explicarlo al auditorio!! Las imágenes deben ser concisas y llevar solamente aquellos conceptos útiles para recordar la exposición verbal del orador.
Tercer error.- abusar de las animaciones. Cuando algún ponente aprende o descubre las animaciones, ¡¡se harta de demostrarlo!! Convierte la presentación en una serie de imágenes volando, párrafos volteando, frases apareciendo por un lado… que únicamente consiguen que la audiencia esté más pendiente de la animación que del propio contenido de la disertación. Las exageraciones se llevan a extremos ridículos: hay veces que un ponente necesita tener toda la diapositiva mostrada, pero como el contenido va apareciendo por partes, tiene que clicar un montón de veces para conseguir mostrarlo todo. Lo normal es que en su afán de hacerlo rápido se pase de clicks y corra a la dispositiva siguiente, con lo que tendrá que volver atrás y comenzar de nuevo. ¡¡Un verdadero espanto!! Veamos: las animaciones están pensadas para “ocultar” al auditorio la información que no necesita y le pueda distraer, mientras el conferenciante diserta sobre una parte concreta. En conceptos que requieran varios subapartados, es una buena práctica dejar solamente visible aquel del que estamos hablando hasta que haya finalizado la exposición, para a continuación clicar y hacer aparecer el siguiente subapartado. Disertaremos sobre él y repetiremos la operación. De este modo mantenemos a la gente atenta a lo que se está diciendo y evitamos que vayan leyendo cosas que todavía “no tocan”. Esta es la verdadera razón de ser de las animaciones. No consiste en que el ponente demuestre al auditorio lo bien que maneje la herramienta. Ni siquiera consiste en hacerlo bonito recargando los párrafos con piruetas y saltos. Recuerde que las animaciones recargadas despistan a la audiencia y hacen que se centre en “la forma” y no en “el fondo” de lo que se está hablando.
Hay alguna cosa más que debería tenerse en cuenta, tal como vigilar los colores de la transparencia para que no resulten muy chillones, o ir mostrando en una esquina superior el apartado del que estamos tratando (por ejemplo: “introducción”) para que la gente pueda recordar a qué viene lo que se está diciendo en caso de que hayan transcurrido varias diapositivas y haya perdido el hilo.
Todo este comentario guarda relación con el tema tocado ayer (habilidades de comunicación) y es de suma importancia si se quiere dejar un buen sabor de boca a los oyentes de una charla. Debe prevalecer siempre el sentido común y tener el fin en la mente: la gente viene a escuchar al ponente, no a ver diapositivas. Quien realmente debe tener el protagonismo es el conferenciante, nunca el powerpoint. La presentación es siempre un elemento secundario que debe reforzar el mensaje, remarcando aquellas palabras importantes o ilustrando la disertación con imágenes. Es más frecuente de lo habitual salir de una charla con la impresión de que nos llevaron para ver unas diapositivas, y esto es lo que debemos evitar.
Finalizo retomando los párrafos iniciales. Por desgracia parece que últimamente se olvida la verdadera función del powerpoint: o se infrautiliza o se exagera su uso. Hay que pararse a pensar de vez en cuando el verdadero sentido de esta herramienta, y darle el protagonismo a quien realmente lo tiene: el ponente.