Cómo evitar la sobrecarga de trabajo

Dicen los psicólogos que los gerentes “sobreocupados” son generadores de stress. Cuando otras personas sólo pueden realizar quince cosas en un día, ellas harán veinte. Desafortunadamente, estas saludables razones para sobrecargarse de trabajo, generalmente, ocultan otros motivos.

Es común que estos gerentes necesiten sentirse importantes, mostrar qué tan vitales y necesarios son. Si todos están pidiéndole algo de su tiempo, muestran lo fundamentales que son para el éxito de la empresa. Y esta actitud, frecuentemente, es mayor cuando en el hogar hay cuestiones con las que no quieren confrontar.

Otro camino que lleva al mismo destino es el del gerente perfeccionista. Aún sobrecargado de trabajo, controla a sus colaboradores pues está seguro que no puede confiarles a ellos los detalles mínimos. Lo que es peor, este gerente carece de sentido para diferenciar lo urgente de lo importante.

Como sabrás, es raro que una persona sobrecargada reconozca estos problemas. Sin embargo sí se da cuenta de los efectos de ello. Su frenética rutina de persona imprescindible y notable, puede dejarlo sin tiempo para pensar o ser creativo. Quieren estar, al mismo tiempo, en la misa y en la procesión, y posiblemente generen un círculo vicioso.

Sobrecargarse de trabajo no es sólo una cuestión de habilidad para manejar los tiempos, es también una cuestión de valores. De cómo ordena uno sus valores. Luego, cada uno de nosotros, mostramos lo que somos, “somos aquello en lo que gastamos nuestro tiempo”.

Cómo detener la rueda

Todos lo sabemos: en algún momento aprendimos las reglas básicas del aprovechamiento del tiempo gerencial… y no las aplicamos. Si “convivís” con un colega que está en esta situación, o esto lo ves en tu propia persona, el primer consejo es lograr un espacio de tiempo no planificado. Esto significa crear un espacio en el día para pensar dónde fui a parar y qué haré con toda esa ola de cosas que me superan.

Te resultaría imposible aplacar un fastidioso dolor de cabeza si para aliviarlo te alcanzaran una aspirina de diez centímetros de diámetro. No sería posible ingerirla. ¿Frente a esta situación qué harías? Algo simple, la trozarías y la irías tomando parte por parte ya que sería la solución para tus dolores. Lo mismo hay que hacer con “el dolor de cabeza” dado por el cúmulo de tareas que te sobrepasa. Hay que asignar prioridades y separar lo grande de lo pequeño. En definitiva, hay que definir qué es lo que uno puede, debe, o quiere, hacer (delegación… ¿cómo era eso?)

El gran volumen de temas sin resolver (el dolor de cabeza) tiende a inmovilizar a las personas en esta situación de caos. Y día a día lo “picotean” haciéndole algunos “agujeros” al problema, acosados por la presión del papeleo más que por el seguimiento de una estrategia conducente a la solución. Esto se transforma en un círculo vicioso, del que es imposible salirse si no se toma el toro por las astas.

Ya son muchos los gerentes que, agobiados por un gran cúmulo de tareas, han logrado poner orden y así quitarse de encima el enorme peso de la sobre carga de trabajo. Los hemos ayudado con muy buen suceso, haciendo que respondan a una serie de preguntas básicas que sintetizo seguidamente:

1. ¿Cuáles son los diez problemas (cifra aleatoria) más acuciantes que debo resolver? Listalos sin darle un orden de importancia. Lo fundamental es conseguir distinguirlos.

2. Una vez listados, responder ¿cuáles son los tres temas de mayor peso que se relacionan con mi responsabilidad?

3. ¿Qué significa realmente cada uno de estos diez “problemas”? Muchas veces uno descubre que “fueron problemas” y ya han dejado de serlo. ¡Otras veces se han convertido en enfermedades terminales!

4. ¡Dividí el tamaño de la ola! Seleccioná los tres problemas que has identificado como más importantes y preguntate: ¿por su complejidad, son temas que debo resolver solo o los puedo particionar para que otros colaboren en la solución? (Análisis de Complementariedad y delegación)

5. Decidido respecto de cuáles son “los tres principales problemas” que deberás resolver, tendrás que ordenar estos por impacto e importancia y así decidir cuál será el primero al que “le pondrás inteligencia” para solucionarlo.

6. Tomá el primero de estos tres problemas:

a. Definí en pocas palabras en qué consiste el problema
b. Qué es lo que harás con el
c. Quiénes están involucrados en el problema y qué es lo que deberá hacer cada uno.
d. En qué momento harás, o harán, qué cosa

7. Luego, hacé lo mismo con los otros dos temas restantes

8. Terminado el trabajo con los tres primeros problemas, aplicá el mismo procedimiento para cada uno de los siete restantes.

No hay mejor aliciente para quien tiene una montaña de problemas a resolver, que el ver que va pudiendo abordarlos uno a uno, encaminándolos y finalmente dándoles solución. Esto es pasar al frente y no correr desde atrás. El paso más difícil para superar la carga de trabajo, es darse cuenta de que el problema debe ser atacado… y hacer algo.

Hay seis cuestiones de vida a las que hay que darle tiempo y muchísima atención:

1. Tu vida familiar
2. Tu vida espiritual
3. Tu vida laboral
4. Tu bienestar
5. Tu vida intelectual
6. Tu relación social

El complejo desafío de la vida es buscar constantemente el balanceo de estas cuestiones de vida y hacerse un lugar para cada una de ellas.

Recordá que el éxito está dado por la capacidad de dar las mejores respuestas posibles y no por lograr la ausencia absoluta de dificultades. Tu éxito estará dado por tu capacidad y constancia que pongas para superar las dificultades que se presentan día a día procurando instaurar un nuevo orden, dinámico y funcional. No será permanente el orden que alcances. Nada es permanente. Así es el juego de la vida. Es por eso que se dice que un cierto nivel de stress es sano… en tanto y cuanto se sepa manejar con el debido equilibrio los diferentes componentes de la vida. Y tal como lo vimos, el componente laboral es sólo uno de los seis