¿Cómo organizar tu tiempo?

 El tiempo es un recurso limitado, tienes 24 horas, y no obtendrás más que eso.
Así que es fundamental que puedas organizar efectivamente tu tiempo para
conseguir resultados. La mayoría de las personas se limita al postergar,
estresarse o desordenarse, he aquí algunas claves para que no te suceda a ti.

Utiliza un sistema de organización.
Te recomiendo que adoptes un sistema que simplifique el manejo de tus
actividades. En el mundo de hoy, todos respondemos a una infinidad de
exigencias y nos movemos en muchos ámbitos al mismo tiempo. Si permaneces
ocupado lidiando con la organización de tus actividades, haciendo frente a las
exigencias una a una a medida que llegan no serás muy efectivo.

Necesitas un sistema. Funciona igual que un electrodoméstico: lo hace por ti. Tú
sólo le brindas algunos elementos y el sistema sabe cómo procesarlos para
devolverte el resultado esperado sin mayor esfuerzo de tu parte. Encontrarás en
nuestro sitio un documento titulado “Sistema flujo de trabajo”, puede resultar una
buena herramienta para comenzar. Lo cierto es que un sistema como éste, te
permite adquirir una disciplina de trabajo. Y si bien disciplina no es para muchos
una palabra amigable, te aseguro que una buena disciplina te brindará libertad.

Sólo asegúrate de cumplir con los pasos del sistema, así como te aseguras de
ponerle detergente a la lavadora de platos, y obtendrás los resultados. Si
requieres de mayor apoyo, contrata un Coach. Seguramente será una excelente
inversión.

Conoce tu propósito
Es una de las primeras recomendaciones que doy a mi cliente: comienza tu día
con un propósito claro. ¿Qué es lo que te propones conseguir hoy? ¿Cuál es el
resultado exitoso que esperas obtener al final del día? Esto te permitirá elegir
sabiamente tus tareas, y terminar el día más satisfecho. Muchos de nosotros
tenemos un propósito, aunque no muy claramente definido, y luego vamos por el
día cumpliendo con tareas que no nos llevan al cumplimiento del propósito. Así,
seguimos sin concretar los resultados que necesitamos.

Utiliza una agenda
Es importante que tengas un lugar, y solo uno, en donde anotes los
compromisos que asumes. Lo mejor, es que les asignes fecha y hora. Asegúrate
de “descargarlo” a papel, en vez de mantenerlo en tu mente. Tu mente está
ocupada con muchas cosas, así que no necesita más carga, al contrario,
necesitas tenerla lo más liberada posible, a fin de que pueda responder
eficientemente cuando la necesites. Anótalo todo. Y asígnale un momento para
hacerlo. Luego, asegúrate de cumplir con tu agenda. Esto creará una sensación 
de confianza contigo. Asegúrate de cumplir con lo que anotas, porque de lo
contrario crearás más cansancio y desaprobación contigo. Recuerda: las
agendas son para mirarlas al comienzo del día, no al final para lamentarse de lo
que nos olvidamos… y son para anotar todos los eventos, no sólo los
importantes. Esos probablemente los recuerdes de todos modos. Anota todo, y
para ello, llévala siempre contigo. Es un hábito, así que ocúpate de ser
consistente con su uso.

Aprende qué se puede hacer en un día
Si quieres una relación sana con tu agenda, aprende cuánto puede hacerse en
un día. No sobreagendes, ello te producirá cansancio y desánimo. Cuídate.
Agenda lo que puedes abarcar sin hacerte daño. Para conocer esa justa medida,
necesitarás experimentar. Así que sé flexible al principio. Comienza agendado
actividades y observando qué sucede. No lo harás perfecto al principio, y eso
está bien. Simplemente aprende. Las tareas que no cumplas, reagéndalas, con
fecha y hora también.

Reserva una hora semanal para evaluación y planificación
Esta es una hora vital. Será cuando te dedicarás a observar qué necesitas
hacer, qué has hecho y cuáles son los próximos pasos a cumplir. Estarás
lidiando con plazos, así que éste es un buen momento para que te asegures que
dentro de la planificación de tu semana, consideras la realización de las tareas
que te permitirán cumplir con ellos. Siempre existen imprevistos, acciones que
necesitan hacerse en paralelo, o cosas por las que hay que esperar. Aquí es
cuando puedes considerar todos esos detalles y agendarlos apropiadamente.
También es un buen momento para pensar un poco más a largo plazo, e ir
esgrimiendo una orientación. Así como te planteas cuál es el propósito de cada
uno de los días, plantéate el propósito de la semana, del mes, del semestre.
Busca alinear las actividades a las que te dedicas con esos propósitos.

Di que no.

Tu tiempo es muy valioso. Aprende a respetarlo y respetarte. Antes de asumir un
nuevo compromiso con alguien o algo más, evalúa sinceramente si tienes
tiempo para hacerlo, o si está alineado con tu propósito. No hay problema en
decir que no, siempre que lo hagas con calidez y respeto también por el otro.

Lleva un registro de lo que haces en un día.
¿Te sucede que a veces termina el día y no sabes qué hiciste? Es como si las
horas se esfumaran y simplemente no alcanzaste a cumplir con lo que querías
hacer. Dedícate un día a llevar un registro de lo que haces. Ese día, comiénzalo
con una pequeña libreta y un lápiz. Y anota lo que haces en el transcurso de la 
jornada. Anota los tiempos que dedicas a cada cosa. Y por supuesto, no olvides
anotar los “entre tiempos”. Esos cortes para conversar, el cigarro que sales a
fumar, todos esos minutitos perdidos. Anota cuánto tiempo te llevan. Anota todos
los detalles de un día. Y no finjas, haz un día normal, pero regístralo. Este
ejercicio no tiene por fin juzgarte. Simplemente te dará información acerca de en
qué inviertes tus horas. Observa si hay concordancia entre tus objetivos y las
actividades que realizas. Observa si hay tiempos improductivos que podrías
cambiar. Observa si hay actividades que podrías delegar. Y opera los cambios.