Consejos para hacer reuniones de proyectos “Ágiles” y ” Efectivas”
¿Suele participar u organizar reuniones de proyectos? si su agenda semanal esta llena de invitaciones, lea estos consejos para que su semana sea mas llevadera y con menos trabajo
Consejo 1: Identifique los objetivos de la reunión
Es muy importante identificar los objetivos de la reunión antes de comenzar Si no define esto y establece una agenda pasara la mayor parte del tiempo divagando sobre uno o más temas sin llegar a ningún acuerdo o compromiso importante.
Consejo 2: Inicio y cierre de la reunión impecable
El inicio y el cierre son quizás las partes que mas recuerdan las personas luego de finalizada la reunión. Un buen inicio capta la atención de todos, sobre todo si de antemano se define el objetivo de la reunión y la expectativa de la misma. El final debe de estar acompañado de un resumen de los acuerdos y compromisos que posteriormente deben plasmarse en una acta o minuta.
Consejo 3: Control de la conversación
Usted debe tener el control de la reunión para asegurar que se cumplan los objetivos y que esta no se desvié de su curso. Debe de asegurar a la vez la participación de todos pero sin ceder el control de la reunión. Escuche, observe y dirija a todos como si usted fuera el entrenador de un equipo de futbol, pero !No pierda el control!!
Consejo 4: Parque y seguir adelante
Uno de los problemas más frecuentes en las reuniones es que surja un tema que consuma la mayor parte del tiempo y además se quiere resolver en la misma reunión. Usted debe anotar el issue o problema y mencionar que se necesitara otra reunión específica para tratarlo, regresando al tema principal (retomando el rumbo). Recuerde que el tiempo es el mayor enemigo y si no lo administra bien no podra conseguir que la reunion resulte verdaderamente efectiva.
Consejo 5 : Elabore una Minuta y compártala con el equipo
Genere siempre una minuta o notas de reunión por mas corta que esta sea, asegurándose que tenga las siguientes secciones como minimo (i) temas tratados (ii)acuerdos y compromisos indicándose responsables y fecha limite.