Errores típicos en relación al Alcance y la EDT
7 errores al utilizar una EDT.
1. Utilizar la EDT como una lista de tareas.
El propósito de la WBS es tener una visión clara del alcance global del proyecto que permita detectar cualquier cambio a lo largo del desarrollo de éste.
Si la EDT es un simple listado de tareas, se perderá esta visión global del alcance y no se considerarán tareas durante la planificación y sólo se detectarán durante la ejecución. Y el control de cambios será la peor pesadilla.
2. Crearla según la estructura organizacional
Si se organiza la EDT según la estructura de la empresa, se está focalizando el análisis en los recursos que realizan el trabajo en vez de los entregables. Lo que puede llevar al “scope creeping”, añadiendo tareas que no son necesarias para alcanzar los requerimientos de los entregables.
3. Organizarla según las fases del proyecto sin descomponer adecuadamente
La organización por fases ayuda a tener una mirada completa del alcance pero si no se descomponen las fases en entregables, la EDT se convierte en una lista de tareas.
4. No utilizarla como herramienta de trazabilidad de los entregables
La EDT es una herramienta fundamental en los procesos de planificación y debe ser la referencia para las relaciones entre todos los entregables del proyecto.
5. No utilizarla como herramienta en el control de cambios
La EDT debe ser el eje central del control de cambios. Para cualquier solicitud de cambio la EDT debe ser la herramienta que permita ver el impacto que tiene en el proyecto.
6. No incluir las actividades de gestión
La EDT debe incluir todo el alcance del proyecto y no solamente las entregables tangibles. Por lo tanto no se debe olvidar tareas como: gestión del proyecto y trabajo relacionado con planes subsidiarios (comunicaciones, calidad, riesgos, etc.), gestión administrativa, interacción con otras áreas, etc.
7. No mantenerla actualizada
La EDT se crea para que se mantenga viva durante todo el proyecto, para que siga siendo útil, se debe actualizar de acuerdo a los cambios que surjan durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Original de “Top 7 WBS Mistakes Project Managers Make” por Josh Nankivel.
Adaptado (y modificado) por Sergio Concha, Deloitte – Gestión Corporativa de Proyectos.