Aplicación de BPM a la dirección de proyectos

Aplicación de BPM a la dirección de proyectos

Objetivo general.
Aplicación de BPM en la gestión de procesos de Project Management.

Objetivos específicos.
Se han diseñado procesos específicos de Project Management en base al estándar definido en el PMBOK® Guide 4th Ed. y se ejecuta y monitorea parte de éstos utilizando el BPMS AuraPortal.

Justificación.
La Dirección de Proyectos (Project Management) es una modalidad de dirección en la cual se aplican conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas tradicionalmente comprobadas, así como innovaciones que emergen como buenas prácticas a las actividades de un proyecto para resolver con éxito los requerimientos del mismo (alcance, plazo, costos y calidad).

La realidad actual es que en la mayoría de las organizaciones no existen procesos bien definidos para la gestión de proyectos y el nivel de madurez organizacional en tal aspecto es bajo.

Debido a lo anterior, surge la oportunidad de aplicar BPM a esta realidad para diseñar, operar, controlar y analizar los procesos de dirección de proyectos en una organización desde la perspectiva de las mejores prácticas definidas en el estándar del PMBOK® Guide 4th Ed.

Público objetivo.
Cualquier profesional familiarizado con metodologías de Dirección de Proyectos y Gestión de Portafolios y Programas.

Nivel de especialización.
Se requiere conocimientos de los estándares del PMI.

Enfoque.
Teórico/Práctico (se implementan los procesos utilizando una herramienta de software).

Contenidos.
1) Introducción
2) Marco conceptual
a) Los procesos estándares de Dirección de Proyectos.
b) BPM y BPMN
c) Aura Portal
3) Modelamiento de los procesos
4) Automatización de los procesos
a) Implementación
b) Objetos del modelo
c) El modelo automatizado
d) Ejecución y monitoreo
e) Optimización
5) Análisis de resultados
a) Conclusiones
b) Propuestas para trabajos futuros.


RESUMEN
¿Queremos que los proyectos que llevamos a cabo en nuestras organizaciones fracasen? La respuesta obvia es NO; pero, los proyectos en distintas industrias siguen atrasándose, costando más de lo presupuestado y no cumpliendo con sus objetivos. En particular, los proyectos de Tecnologías de Información no escapan de esta realidad.

Hay muchas causas para que ocurra lo anterior, pero una de las fundamentales es la falta de una metodología y de procesos bien definidos para la dirección de los proyectos, cuyos beneficios han sido ampliamente demostrados por el Project Management Institute (PMI).

En este trabajo se aplican los conceptos de Gestión de Procesos de Negocios (Business Process Management; BPM), una notación estándar denominada Notación para el Modelamiento de Procesos de Negocios (Business Processs Modeling Notation; BPMN) y una herramienta de software de última generación (AuraPortal) para diseñar, operar, controlar y analizar algunos procesos relacionados con la Dirección de Proyectos de Tecnologías de Información en una organización. Todo lo anterior, desde la perspectiva de las mejores prácticas definidas en los estándares del PMI.

Se han diseñado, ejecutado y monitoreado procesos basados en dos estándares del PMI: The Standard for Project Portfolio - Second Edition Standard y A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) – Fourth Edition, específicamente aquellos más relevantes desde la perspectiva organizacional:

 Gestión de portafolios: Identificación, categorización, evaluación, selección, priorización, balanceo y autorización de proyectos y programas.
 Administración de proyectos, incluyendo: Inicio, planificación, reporte del desempeño, control de cambios, verificación del alcance y cierre.

Logrando así que los principales procesos de dirección corporativa de proyectos y programas estén disponibles para los involucrados y se conviertan en un activo de la organización.

A partir del trabajo realizado, la principal conclusión es que se cuenta con una clara evidencia del positivo impacto del enfoque de procesos y de la automatización de procesos en la dirección de proyectos. Ya que si se compara la adopción de las mejores prácticas de la disciplina, de las cuales las más relevantes están representadas por los dos modelos que se abordaron en este trabajo, adoptando una perspectiva tradicional (una metodología documentada y una solución EPM que soporte ciertos procesos) versus un enfoque de procesos, se obtienen varias ventajas con este último:

1. La metodología ahora está “viva”, es un proceso que dirige el actuar de los interesados en un proyecto y en la gestión de portafolios.
2. Como consecuencia de lo anterior, se mejora la adherencia a la metodología y la adopción de las prácticas es mucho más suave (hay menor resistencia) y más amplia (hay más participantes).
3. Es mucho más fácil “evolucionar” la metodología.
4. Las ventajas de utilizar herramientas (BPMS’s) que soporten la automatización de los procesos y su ciclo de vida completo.
5. La adaptabilidad a distintas organizaciones (y por lo tanto diferentes procesos).

AUTOR: Ingeniero Civil Informático, UTFSM, egresado y titulado con distinción en 1986. Magister en Tecnologías de Información y Gestión, UC, 2008.
Es socio fundador de KIBERNUM S.A. en 1991 y de COFRE Consultores en 2006, actualmente Gerente General de COFRE Consultores.
Se ha desempeñado como analista, director de proyectos y consultor en diversos proyectos de TI, con una experiencia de más de 23 años en Banco BCI, RIGG Consultores, Banco Santander, KIBERNUM S.A. y COFRE Consultores en proyectos TI para la banca, retail, salud, minería y seguros.
Docente por más de 20 años en las áreas de ingeniería de software y administración de proyectos en distintas universidades e institutos: Universidad Santa María, Universidad Diego Portales, Universidad La República, Instituto Profesional DuocUC e Instituto Profesional de Providencia. (...)