El blog como auxiliar en los negocios
Los blogs se han convertido, en la gestión de proyectos, en una herramienta a considerar.
Éstos no son como los blogs que utilizan los adolescentes. Los project managers están incrementando su uso, más específicamente, se instalan atrás del firewall de una organización, como un medio para mejorar y hacer mas eficiente la comunicación en los proyectos.
Para poder comprender el valor potencial que generan en los negocios estas herramientas, puede ser de mucha utilidad conocer el rol que cumplen los blog de proyectos con respecto a los objetivos de negocios que se estén buscando lograr, dice en el Dr. Dennis D. McDonald, consultor en gestión de proyectos, con base en Alejandría, estado de Virginia, Estados Unidos.
McDonald también posee una blog personal sobre la colaboración, la red social y otros asuntos relacionados a la implementación de tecnología y la gestión.
Rápidamente aclara que los blogs no deberían reemplazar a otras herramientas de gestión o comunicación que ya poseen los gerentes de proyectos, sino que deberían poder complementarse a éstas.
“Aún aquellas personas que posean un amplio conocimiento pueden desconocer la amplia y potencial funcionalidad que tienen los blogs y el papel que pueden desempeñar” , expresa McDonald. “Cuando comencé a preguntar a personas si utilizaban blogs sobre gestión de proyectos, muchos de ellas llegaron a pensar que yo era un defensor de este tipo de herramientas y que buscaba reemplazar las tradicionales. Sin embargo, esto es exactamente lo contrario de lo pienso que debería pasar.”
Para más información sobre qué tecnología puede serle útiles en su proyecto, tenga en cuenta estas herramientas:
Blogs, Wikis, Webcasts: la utilización de los últimos instrumentos de comunicación para la gestión de proyectos — ponencia disponible en PMI Marketplace.
El Information Systems Specific Interest Group (ISSIG) de PMI , el cual incluye el blog de Nick Matteucci llamado Virtual Teamwork with Real Results.
Un blog creado por el Dr. Dennis D. McDonald sobre cómo gestionar y vivir con la tecnología.
Lo que un blog puede y debería hacer es ayudar a disminuir, entre los miembros del proyecto, el envío de e-mails y las reuniones, apunta la Dra. y gerente de proyectos Kathy Schwalbe. Además, es profesora en el Departamento de Administración de Negocios en la Universidad de Augsburg de Minneapolis, en Minnesota, Estados Unidos, autora de varios libros sobre la gestión de proyectos y directora del área de comunicaciones del Information Systems Specific Interest Group (ISSIG) de PMI.
Existe la posibilidad que se lleguen a perder mensajes importantes en el proceso de circulación de e-mails o puede que esto también suceda debido al acumulo de correos innecesarios, entre los miembros del equipo. Un blog centraliza la discusión y mantiene las cosas de forma mas lineal. También puede ser utilizado como generador de lecciones aprendidas luego de la finalización de un proyecto, permitiendo a las personas que se encuentran en diferentes áreas de la organización, interactuar y compartir consejos, ya sea que estén en un mismo proyecto o no.
“Si su proyecto trata en algún punto sobre marketing y la gente de marketing de su equipo está en su blog del proyecto, podrá, a través de éste, estar al tanto de sus necesidades, las cuales podrían, de lo contrario, tomar semanas o meses, descubrirse”, señala Nick Matteucci, socio y cofundador del portfolio y proveedor de software de gestión de proyectos VCSonline, de Saint Louis, en el estado de Missouri, Estados Unidos. Matteucci es además un asiduo “blogger” de la página del ISSIG. “Los blogs son más orgánicos y poseen menos filtros que otros medios formales de recolección de información”.
Sin embargo, antes de meterse de lleno en el mundo de los blogs, los equipos de proyectos deberían considerar los requerimientos técnicos y cuestiones de seguridad dentro de sus organizaciones. El Sr. McDonald y la Sra. Schwalbe destacan que tener un sistema en la compañía es más conveniente, simplemente por el hecho de ser más seguro que un host de un blog.
“Además, si usted va a utilizarlo para funciones un poco más complejas que sólo postear, como por ejemplo la de bajar o compartir documentos u otros, debería entonces encargarse su área de IT de preparar las cosas”, agrega McDonald. “Cada vez que usted necesite una servicio interactivo en el cual se pueda colaborar, debe tener en cuenta que éste deberá estar estandarizado y ser utilizado de la misma forma en toda la organización de modo que un programador o un CFO o quien sea la persona que vaya a utilizarlo, pueda ir al mismo lugar, ver la misma cosa y ser capaz de comprender que hacer”.
Traducción: Dana Judchak para InyES