El PM como Integrador
Una de las principales responsabilidades del PM es actuar como integrador. El PM debe integrar a las personas, a los procesos y a los recursos a fin de alcanzar efectividad y eficiencia en el logro de los objetivos del proyecto.
Pero, ¿qué herramientas podemos utilizar para realizar esta integración?
Sería grandioso tener tiempo y recursos suficientes para hacer actividades fuera de la oficina, donde el equipo se reúna para conocerse, se haga team building, y cada miembro se presente e interactúe con el resto. Pero esto raramente ocurre, y en verdad, en muchos casos tampoco es necesario.
A continuación se propone utilizar dos herramientas estándar de la gestión de proyecto con un doble fin, el trivial para el cual han sido creadas, y el de integrar al equipo, nivelando y validando la información del proyecto.
El cronograma
Si bien la tradicional generación del cronograma a puertas cerradas por parte del PM, es hoy considerada una mala práctica, tampoco es muy común discutir el cronograma tarea por tarea con todo el equipo.
Contactar a los referentes y que cada uno realice su parte, genera compromiso hacia el equipo y hacia el proyecto. Hacer una puesta en común, donde cada miembro del equipo ve como su aporte se integra con el resto del proyecto, detectando puntos críticos e interfases, permite un comienzo temprano en el diálogo que las partes involucradas deberán tener durante la ejecución. El trabajo en equipo, además, permite unificar criterios para las estimaciones, remover “colchones” ocultos, y detectar tanto omisiones como errores.
Estos primeros trabajos en equipo permiten generar una dinámica de grupo constructiva, esclarecer los objetivos del proyecto, y promover actitudes positivas que, al momento de pasar por momentos más tensos, serán de gran valor.
Guía para el uso del cronograma como herramienta integradora:
1)Detectar y trabajar con cada referente, resaltando la importancia de su aporte.
2)Consolidar la información
3)Hacer una primera validación con los referentes de las dependencias y los tiempos. Generar los primeros contactos entre referentes.
4)Mostrar al equipo el cronograma y discutir la versión preliminar
5)Generar una versión mejorada
6)Presentar y validar la versión mejorada con el equipo completo
7)Durante la ejecución, verificar en equipo el avance, discutir los cambios y detectar oportunidades de mejora.
El taller de riesgos
El objetivo principal de un taller de riesgos es generar la matriz de riesgos, pero como esta actividad involucra a todas las áreas del proyecto, necesita unificar criterios, discutir alternativas y de estimar escenarios, es la oportunidad ideal para promover la integración del equipo de proyecto.
Por otro lado, los talleres de riesgo dejan al descubierto puntos que en otros planes pueden haberse no detectado. Estos tópicos son ricos en discusiones y revelan supuestos que pueden no estar claros para todos.
La actividad creativa de generar un listado de riesgos, seguida del análisis de cada uno de ellos, exige el intercambio de puntos de vista, permitiendo conocer la personalidad e intereses de cada participante.
Además, los responsables de los planes de respuesta a los riesgos comienzan a tomar una mayor conciencia de su rol como parte del equipo.
Todo esto hace de los talleres de riesgo una valiosa oportunidad para unir al equipo, alinear objetivos, y mejorar su desempeño.
Consideraciones finales Ambas herramientas, proveen un tercer beneficio: evaluar la madurez del equipo y de la organización en lo referente a la gestión de proyectos. Quizás, el principal obstáculo que presenten, sea tener que demostrar su valor antes de aplicarlas, ya que estas reuniones son vistas en un primer momento como una pérdida de tiempo para el equipo.
Autor: Adrián Muiño, PMP - Ingeniero en Electrónica (UTN), posee una Maestría en Dirección de Empresas, un Postgrado en Marketing, es miembro activo del PMI, y posee amplia experiencia en proyectos de tecnología e infraestructura.