Cómo ser productivo y rápido al mismo tiempo

 ¿Eres rápido y productivo o sólo rápido?

Cuando alguien te pregunta si eres tan productivo en tu trabajo como puedes, la tentación casi siempre cae del lado “por supuesto”. Sin embargo, si realmente analizas tu situación y piensas sobre tu rutina diaria, seguramente encontrarás áreas que podrían ser “hackeadas” para mejorar el rendimiento de tu trabajo (productividad, pero más bonito).

En la mayoría de las ocasiones, ni siquiera te das cuenta de todo el tiempo que estás perdiendo, y el tiempo es el mayor activo que jamás se ha creado en la historia, con distracciones, desorganización, procrastinación, falta dirección, enfoque inadecuado o sistemas de trabajo ineficaces. Aunque parece que trabajas a un ritmo intenso, frenético y por encima de la competencia, podría suceder que lo que realmente estás haciendo es retener el potencial que posees derivando el propósito a otros sitios donde no importa tanto.

Cruje la productividad
Ser mejor dominando tu tiempo es algo que necesitas establecer como prioridad. Para lograrlo, re-revisa las áreas que son el núcleo de esa productividad, cruje la productividad y sé rápido y gana tiempo para disfrutarlo.

1. Establece objetivos y cúmplelos: este es el número uno y lo sé, no es ninguna sorpresa, sí, pero para no ser ninguna sorpresa hay que analizar cuantas personas olvidan, abandonan o descartan los objetivos establecidos en un periodo de tres y seis meses. Este último mes, he preguntado a colaboradores, equipo y clientes cuantos de sus objetivos fijados en cuanto a tareas, nuevos hábitos o adquirir habilidades han alcanzado en los últimos 6 meses, únicamente un 15% del total de personas a las que lo pregunté, lo consiguieron, otro 10% siguieron intentándolo a pesar de no haberlo conseguido. El resto, adiós.

Ir directo a por un proyecto sin un objetivo claro finalizará con resultados mediocres, no hay trampa aquí. Sobre objetivos, cómo fijarlos, alcanzables, etc., para no repetirme, visita este recurso.

2. Delega aquello que está fuera de tu arte: fíjate en padres y madres, delegan tareas innecesarias a sus hijos, colocar/retirar la mesa, bajar la basura o ir a por el pan. Por el mismo camino, es imprescindible que externalices en tu negocio. Piensa sobre tu trabajo; ¿lo haces todo tú? ¿es todo eso verdaderamente tu trabajo?. Es similar al tema de los objetivos, empieza por escribir las tareas semanales o diarias que forman parte de tu negocio – o tu vida. Organízalas por importancia, el resultado debería ser una preciosa lista de tareas que o bien puedes hacer tú o delegar en otros.

3. Haz multitasking en el momento exacto: hay días en los que pensamos que podemos hacer de todo a la vez sin consecuencias. Incluso aunque logres cumplir tus metas diarias, si estás consistentemente de ida y vuelta entre tareas, pierdes tiempo en la transición. Haz multitasking, claro, seguro, hazlo bien hecho, pero cuando unas tareas complementen a las otras, no sean contrarias. No sólo pierdes tiempo, pierdes la capacidad de procesar ideas conexas. Asocia tareas que sean similares y categorízalas, por ejemplo escribir, en estos días me encuentro sumergido en horas y horas de escritura para tres diferentes libros que tengo en mente, no hay ni un sólo día que escriba que no escriba al menos un fragmento para cada libro, que va derivando del otro, y eso que las temáticas son bastante diferentes. Esto mismo está sucediendo a la hora de preparar nuevas conferencias, trabajo con cuatro a la vez. Escribir posts, cuando escribo uno, dejo tres listos.

4. Trifecta imposible: urgente – importante – interesante: cuando estás trabajando en un proyecto con una fecha límite, es urgente e importante, usualmente. Cuando aparece un email, artículo de tu blogger favorito, llamada de tu colega o whataspp o cualquier otra interrupción, eso es interesante, pero vaya, no guarda una gran afinidad con lo primero, lo cual sí tiene que ver con hacer el trabajo por el cual serás recompensado. ¿Qué eliges? Cuando algo interesante aparezca, crea lugares donde tener esas cosas interesantes guardadas para revisar más tarde (te sorprenderás como más del 70% de todo eso interesante, no lo vuelves a revisar cuando lo pospones). Puedes utilizar una carpeta en Evernote, los favoritos de tu navegador o algo más complejo, Readability.

5. Construye un entorno potente: cuando trabajas en un proyecto importante, un informe de resultados, un análisis financiero o el desarrollo de una APP, necesitas priorizar tu confort y usar sabiamente tu entorno. Un espacio de trabajo con mucha luz natural, con espacio para moverte, con un buen equipo de sonido, sin demasiados ruidos, ni demasiada gente a tu alrededor, funcionan genialmente. Los alimentos y olores también influyen. Cuando trabajo en crear algo (o hacerlo suceder), me aislo del mundo, por completo, puede ser por 5 minutos, 30 minutos, 1 hora o 5 horas y entro en conexión con lo que hay mi alrededor, cualquier interacción con el exterior ya vendrá luego. En ese momento de harmonía, eres como 5 veces más productivo, y rápido.

6. Establece márgenes: esto ha sido una revolución para mí, apenas dejo que ninguna reunión de trabajo, llamada (de trabajo o no) o interacción que ocupe una segunda o tercera parte, ocupe más de 30 minutos (usualmente estoy dentro de los 20 minutos, pero hay algunas excepciones) de mi tiempo. Hay otra maravillosa excepción para este caso, pero esto es más personal y más apetecible. “Cafés”, “comidas”, “encuentros casuales”, “a ver si nos vemos y me cuentas / te cuento” o “tengo’s una idea”, son actividades que desmantelé hace un par de años, esto cambió el ritmo de mi trabajo y la calidad con la cual soy capaz de producirlo. Mis negocios siguen creciendo, sin la necesidad de tomar cafés o irme de comida.

Si por otro lado, estás al cargo de una comida o reunión, antes de que llegue el momento, vía email o llamada, establece el tiempo máximo y los resultados que se esperan obtener. Sé directo y claro, de esta manera evitarás malentendidos, es mejor ser rechazado (o despreciado) por contundente que luego estar jugando con las expectativas e ilusiones de la otra persona.

7. Incrusta la tecnología: si piensas que hay un problema, sea cual sea tu negocio, hay una APP para solucionarlo. Hay herramientas bellísimas las cuales mejoran las operaciones diarias de tu negocios, Evernote, Basecamp, Skype o Drive o Dropbox. No te vuelvas demasiado loco ¿dónde pasa yo la mayoría de mi tiempo? En el Mac Mail, en Evernote, en Keynote, en Dropbox, Basecamp y menos en Drive, vaya, estas herramientas no son nuevas, pero funcionan para mí y para mi negocio.

8. La salud es el mejor turbo para la productividad: ¿desconectar cuando estás fuera de la oficina? No podría decirte mejor que tú, si te frustra, te acorrala o te bloquea, quizá deberías desconectar. Si por lo contrario te hace mucho más práctico y te permite tener más tiempo libre para otras cosas, quizá no sea necesario. Eres lo que comes, y eso afecta en tu estado de ánimo, saludo e incluso en tu intelecto. Para algunas personas el deporte es una vía de escape, que luego les hace más eficientes. otros lo utilizan para tener mejor ideas. Dormir más potencia tu productividad y creatividad, sí, yo era el que decía “ya dormiremos hace tres años”. Ahora, duermo una media de 8h al día, si puedo más, más, y cuanto más duermo más productivo y rápido soy, más proyectos y aventuras soy capaz de llevar por delante y más atento y consciente soy de mi alrededor. Toda una evolución para mi.

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9. No, no, no: no lo voy a hacer, no trabajaré contigo. No, tu oferta no se adecua a lo que busco (incluso aunque me haga falta). No, no voy a hacerlo gratis. No, no me gustas. No, no voy a llegar a tiempo. No, no haré ese trabajo extra. No, esto no estaba en la cláusula que acordamos. No, no está alineado con mis valores. No… Esto te permitirá trabajar más rápido y productivo, porque estarás enfocado a lo que realmente te importa, todo lo otro, es irrelevante.

Si la tarea coloca más estrés en tu trabajo, di no. Si la prioridad de otra persona no es tu prioridad, di no. Si no respetan tu trabajo, di no.

Hay tres maneras de decir no:

A. No. No necesitas pedir perdón, ni permiso, ni dar explicaciones. Esta es mi favorita, pero es la más peligrosa, dependiendo con quien la uses. Obviamente no funciona con clientes, tu manager o tu madre.

B. No y “torea”. Di no y convierte la situación de manera que la otra persona te deba incluso un favor. Esta requiere un altísimo nivel de destreza, empatía y persuasión (elegante).

C. No y solución. Di no, sonríe y sugiere una alternativa que les lleve al lugar que desean.

Crea tu fórmula para tú fórmula
Este tempo podría ayudarte a ser más productivo y rápido. Si tienes prácticas, ideas o experiencias que aplicas diariamente y deseas compartirla en tus comentarios para enriquecer a otros lectores y a mí mismo, siéntete libre de hacerlo, permiso es lo único que no necesitas.