Intranet, aliada de la productividad.
Esta aplicación y medio empresarial ha alcanzado en muchos casos un gran crecimiento como fuente primaria de información y comunicación. Sin embargo, su proyección como herramienta de productividad y plataforma de colaboración no está plenamente identificada, y por ende su potencial para crear mayor valor para el negocio está en ciernes de ser explotado. ¿Cómo dar el siguiente paso y convertirla en una herramienta de gestión altamente rentable y efectiva?
En múltiples ocasiones, se considera a la Intranet como un medio más de la organización y por tanto, en muchos casos, ni siquiera se contempla como una opción disponible y efectiva para estimular, formar y motivar a su talento humano, con lo cual se contribuye directamente a la productividad de la organización.
La Intranet una fuerza activa
Con el fin de crear valor, la generación de una Intranet debe tener unos motivadores básicos:
• Construir una cultura común.
• Facilitar la diseminación del conocimiento.
• Gestionar una plataforma que promueva el trabajo integrado y colaborativo.
• Promover la efectividad y eficiencia de los equipos de trabajo.
Lo anterior contribuye a la formación real de organizaciones dinámicas, en constante aprendizaje, que enriquecen y alimentan constantemente su inventario intelectual y de negocios.
Sin embargo, actualmente, existen obstáculos para que las Intranet alcancen este potencial pleno, ya que su uso está muy orientado hacia la comunicación básica, su evaluación es inconsistente y en muchas ocasiones no es gestionada consistentemente debido a que las organizaciones, y las unidades que la administran, no tienen montados indicadores que las lleve a demostrar su productividad y el retorno obtenido sobre la inversión inicial.
De hecho muy pocas organizaciones tienen una metodología de evaluación comparativa de resultados y mediciones de uso, frecuencia, alcance, etc.; información que facilitaría una toma de decisiones que impulse el potencial real de una plataforma que tiene la capacidad de generar contenidos de alto valor y promover herramientas de colaboración que no sólo apoyan el trabajo diario, sino que contribuyen directamente a la productividad del negocio.
El caso más tangible del tremendo potencial productivo de las Intranet se ve en el trabajo colaborativo entre unidades geográficamente dispersas, en donde además de integrar y acercar a los colaboradores, reduce costos operativos de la organización.
Adicional a todo lo anterior, el asunto de fondo, que se convierte en el talón de Aquiles de las Intranet, es que su gerenciamiento ha sido relegado al manejo de sus aspectos técnicos de conectividad o a la administración de sus contenidos y no se ha visto el potencial estratégico que tiene en términos de gestión de negocio.
Así las cosas, el desarrollo, gestión, administración y trabajo constante en la Intranet debe partir de un direccionamiento estratégico emanado de la dirección de la organización, quienes deben dictar el norte de la misma, definir sus procesos y procedimientos, determinar el impacto cultural y operativo de su implementación a la vez que involucran a todos los colaboradores en la dinamización de esta plataforma de trabajo integrado.
Herramienta eficiente y exitosa
El tema en cuestión es tan importante que las grandes compañías del mundo están incorporando rápidamente nuevas tecnologías de Intranet, soportadas en aplicaciones web 2.0 y 3.0, alternativas de movilidad para diferentes plataformas, incluyendo conectividades realizadas con softwares específicos del negocio, con lo cual aprovechan el potencial productivo de la intranet y abren un nuevo canal de doble vía para estrechar las relaciones entre la organización, los colaboradores, distribuidores, gobierno y proveedores.
Con este entorno evolutivo e innovador y con las crecientes necesidades organizacionales en términos de comunicación, colaboración, integración y productividad, el éxito de una Intranet depende de algunos aspectos que se deben asegurar:
• Alto compromiso de los líderes de la organización.
• Fuerte participación de los colaboradores de la organización en su génesis y administración.
• Desarrollo de contenidos inteligentes de alta calidad, uso y aplicabilidad.
• Gestión de volúmenes de información racionales y usables.
• Disposición de herramientas de negocio y de colaboración que aporten a la productividad y crecimiento de la organización.
• Evaluación constante y consistente.
• Promoción en el entorno organizacional.
• Capacitación permanente del usuario final y de los administradores.
Teniendo en cuenta estos aspectos, además de garantizar eficiencia, productividad y ahorro de recursos, se está preparando a la organización en el uso de una tecnología fundamental para la supervivencia y correcto funcionamiento de las áreas funcionales, entre las que está servicio al cliente, ventas y mercadeo, producción y operaciones, ingeniería, recursos humanos, administración, contabilidad y finanzas.
En síntesis, es claro el potencial de las Intranet en cuanto a productividad, aprendizaje e integración de las organizaciones, así como su positivo impacto en el ambiente de trabajo, la identidad, motivación laboral y por supuesto las mayores eficiencias de ejecución interna, cuyos resultados benefician al cliente externo y por ende a la organización al traerle mejores resultados de negocio.
Para que lo anterior sea viable, es necesario contar con asesoría especializada a nivel técnico y estratégico que apoye la estructuración de una plataforma, con tecnologías hard y soft de punta, que genere valor agregado y adicionalmente contribuya al fortalecimiento de una cultura organizacional que soporte el crecimiento integral de la compañía.