Clientes de un proyecto ¿quienes son y que hacen?
El PMBOK nos dice que LOS CLIENTES del proyecto son aquellos individuos u organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados, positiva o negativamente, como resultado de la ejecución y término del proyecto; también pueden ejercer influencia en el proyecto y sus resultados., en términos mas conocidos son llamados STAKEHOLDERS y y el PMBOK nos pide Identificarlos y desarrollar una estrategia para cada uno de ellos entendiendo sus requerimientos, objetivos e influencias. Esta buena práctica aumentan las posibilidades de un proyecto exitoso.
La identificación de los clientes o usuarios es a menudo especialmente difícil, en mi experiencia suele haber algunas confusiones entre términos, Patrocinador, Auspiciador, Sponsor, Clientes, usuarios. Aquí exponemos algunas definiciones para aclarar cualquier confusion:
- EL GERENTE DE PROYECTO – la persona responsable de gestionar el proyecto . Es el rol mas conocido y fácil de identificar.
- PATROCINADOR – Sobre el patrocinador de un proyecto (tambien llamado , Auspiciador o Sponsor de un proyecto El PMBOK dice que es el que financia el proyecto. Esto es correcto. Sin embargo debe entenderse correctamente. El financiar el proyecto, en estos terminos, no necesariamente significa otorgar o conseguir el dinero, sino mas bien autorizar el uso del dinero para un proyecto en particular.Lo que sucede es que el aspecto financiero no es el unico aspecto relacionado al patrocinador (auspiciador o sponsor). Mas bien es la responsabilidad de dar y mantener la identidad institucional del proyecto. Mientras que el gerente de proyecto esta dedicado ha lograr el alcance exitoso, el patrocinador esta pendiente de como el proyecto mantiene su capacidad de darle beneficios a la organizacion ejecutora.Suele asociarse al patrocinador siempre con la organizacion ejecutora. Es decir, cada vez que hay un proyecto, por ejemplo el de un proveedor vendiendole un servicio a un cliente, se reconoce el patrocinador del proyecto como aquel que pertenece a la organizacion del proveedor y que responde por que la entrega se efectue de acuerdo a lo pactado. Tambien puede existir el Patrocinador de la organización del cliente que fue el que autorizo en la organización Cliente el caso de negocios para que el proyecto naciera. En resumen tenemos una dualidad en este Rol que hay que identificar en forma temprana en la organización que ejecuta y la que recibe el producto o servicio
- CLIENTE Y USUARIO – el individuo o la organización que utilizará el producto del proyecto. En algunas áreas de aplicación los términos CLIENTE Y USUARIO son sinónimos, mientras que en otros el CLIENTE se refiere a la entidad que compra el proyecto y los USUARIOS aquellos que utilizarán directamente el producto del proyecto. Además de estos, existen muchos nombres y categorías diferentes de CLIENTES de proyectos – internos y externos, dueños y fundadores, vendedores y contratistas
- PROVEEDOR u Organización ejecutante – la empresa u organización involucrada en realizar el trabajo del proyecto, tiene su propio PATROCINADOR Y PROJECT MANAGER
Los miembros del equipo de proyectos – el grupo que está realizando el trabajo del proyecto.
Conclusión
Comienze su proyecto haciendo un analisis exhaustivo de quienes son los principales Clientes o Stakeholders de su proyecto, considerando tanto su propia organizacion como la organizacion del Cliente. Si el proyecto es Interno y su organizacion esta cumpliendo ambos papeles , no descarte ningun rol, puede llevarse por el modelo y definiciones que mencionamos lineas arriba, minimizando errores y confusines.