Entrevista a Alejandra Giulianelli, Project Manager de Sistemas
Alejandra Giulianelli es Analista Universitaria en Sistemas. Ha recorrido un largo camino a nivel profesional que incluye el desarrollo de aplicaciones, servicios de asistencia de campo, actividades de capacitación, funciones de supervisión de infraestructura, implementación y desarrollo de nuevos negocios. Pero sin duda su fuerte gira en torno al Gerenciamiento de Proyectos, actividad que viene realizando desde hace varios años en diferentes empresas.
En esta entrevista Giulianelli nos relata su experiencia como Project Manager y revela claves para lograr que un proyecto llegue a buen puerto.
- ¿Cuáles son las estrategias mas acertadas al comienzo de la gestión de un proyecto? - Sin lugar a dudas, la estrategia más acertada en el inicio de todo proyecto consiste en dedicar el tiempo necesario para una buena planificación. Esta etapa debe ser considerada como una de las etapas más importantes de la vida del proyecto, sin planificación, no hay proyectos exitosos.
En esta instancia, el gerente de proyecto deberá lidiar con diversas actividades de las cuales depende la buena planificación. Es muy probable que el gerente de proyecto se enfrente por primera vez con un desafío de esta clase y por lo tanto es bueno recordar que al comienzo, el foco no debe ser todavía el contenido técnico, sino el proceso que se va a seguir para llevarlo adelante. Ello implica iniciar un recorrido que le permita obtener información acerca de cómo lo hicieron otros y que lecciones aprendieron, es decir, que cambiarían si tuvieran que hacerlo nuevamente.
Otro factor muy importante para evitar problemas organizacionales, es entender el mapa político del proyecto. El gerente de proyecto deberá respetar los códigos de la organización en la que actúa, de modo de ser coherente con los lineamientos de la organización.
- ¿Qué herramientas/elementos no pueden faltar nunca dentro de un nuevo proyecto?
- El gerente de proyectos necesita conocer y comprender los procesos requeridos para asegurar el éxito, sin esfuerzos de trabajo innecesarios.
Además, es su tarea definir y controlar las contingencias surgidas durante el ciclo de vida del mismo. La planificación, definición y verificación del alcance, así como el control de cambios, son herramientas fundamentales para el éxito del proyecto.
Nunca puede faltar la coordinación de reuniones de avance que nos permiten colaborar en la identificación de potenciales problemas, registro y monitoreo de issues y riesgos del proyecto. La documentación es fundamental a la hora de determinar el avance, estado y seguimiento de todo proyecto.
- ¿Cómo se logra armar un buen equipo de trabajo para un proyecto?
- La conformación del equipo de trabajo suele ser, en la práctica, uno de los aspectos que más complicaciones produce. La definición y asignación de recursos implica de hecho prever elementos relacionados a los tiempos, costos, cantidad de recursos, skill apropiado, etc.
La constitución del equipo de trabajo es la actividad más delicada con la que se enfrenta un gerente de proyecto, y en la que más debe demostrar sus capacidades. Depende solamente de su propia capacidad y experiencia y de la mayor o menor familiaridad en realizar ese tipo de tareas.
- ¿Cómo se logra mantener el equilibrio y la motivación de los recursos que llevan adelante un proyecto? ¿Cómo logra motivar a los demás desde su lugar?
- No es fácil, la habilidad para liderar, motivar y organizar a los recursos es fundamental para el éxito de un proyecto.
El gerente de proyecto deberá tener la capacidad de lograr que en el escenario del proyecto los distintos participantes no se comporten como espectadores sino como actores. Esto hará una gran diferencia en relación al compromiso que adopten con el proyecto.
- ¿Qué rol juega el liderazgo en la gestión de un proyecto?
- El liderazgo en un proyecto es todo, es la confianza, la conducción, la seguridad, el pasaporte hacia el alcance de los objetivos. El liderazgo permitirá al gerente de proyecto tener una visión mucho más amplia que los conocimientos técnicos relativos al proyecto.
- ¿Por qué cree usted que fracasan los proyectos?
- Fundamentalmente fracasan por falta de comunicación o mejor dicho, por una mala comunicación. Es muy común encontrarnos con gerentes de proyectos que creen que reportar problemas o el “blanquear” situaciones negativas de un proyecto, no es una buena estrategia. Lamentablemente aún no han comprendido que cuanto antes se reporten los problemas y cuanto más gente los conozcan más fácil será encontrar una solución a los mismos o, en su defecto, encontrar ayuda para buscarles solución.
- ¿Cuáles son las competencias que no le pueden faltar a un Gerente de Proyecto?
- Podríamos hablar horas sobre este tema, pero para resumirlo, creo que el gerente de proyecto es el motor que impulsa el avance del mismo mediante la toma de decisiones. Debe ser un verdadero jefe, un líder, es decir, debe tener poder ejecutivo y autoridad para decidir (obviamente dentro del ámbito y objetivos del proyecto).
El Gerente de proyectos no es un mero coordinador, como en algunas ocasiones se piensa, tampoco sería correcto decir que tiene poder absoluto y dictatorial sobre el proyecto, ya que es parte de la estructura y organización de la empresa. El gerente de proyecto debe liderar, tener la habilidad de manejar y resolver conflictos y tomar las decisiones convenientes al proyecto. Debe controlar y seguir todos los objetivos del mismo, financieros y de tiempo. Debe tener capacidad en el manejo de las relaciones interpersonales (clientes, proveedores, personal interno, ejecutivos, diversidad cultural)
- ¿Podría comentarnos alguna experiencia relevante o inolvidable desde sus comienzos como Manager de Proyectos para compartir con sus pares?
- Experiencias tengo muchas, aunque la más relevante se refiere a mi primer proyecto en la Región que incluía a cuatro países. Era la primera vez que lideraba un proyecto de estas características, y no solo me encontré con cuatro culturas distintas, cuatro idiomas, si bien parecidos, muy diferentes entre si, sino que entré para liderar un proyecto que había fracasado y estaba listo para ser cancelado y archivado.
Proyecto que no solo se cerró en tiempo y forma sino que se cumplieron todos los objetivos y resultó un verdadero éxito a nivel profesional, pero sobre todo a nivel personal.