Gestión de riesgos o gestión de problemas: usted decide

La realidad nos demuestra frecuentemente que cualquiera sea la actividad industrial o comercial en la que estemos inmersos, lo único constante a todas ellas es la incertidumbre.

La falta de certeza sobre los resultados de un emprendimiento, la inseguridad sobre la aceptación de un nuevo producto, o simplemente dudas sobre si nuestras actividades diarias entregarán al finalizar el ejercicio los dividendos esperados. Todas estas manifestaciones de “incertidumbre” que rodea a los negocios se encuadran dentro de otro término mucho más general. Ese término es “riesgo” y está íntimamente asociado a la naturaleza de un emprendimiento. Sin embargo, aunque los riesgos sean inherentes a la actividad de un emprendedor, esto no implica que no deban ser identificados, que no debamos ponderar la probabilidad de que estos ocurran o medir sus impactos sobre nuestras actividades, nuestras empresas y nuestras vidas.

A modo de definición, podría decirse que un riesgo se manifiesta cuando surgen “incertidumbres” que pueden potencialmente afectar de manera adversa y ocasionar un impacto negativo en el desarrollo o el alcance de uno o más objetivos de un proyecto o negocio.

Cuando estas incertidumbres se manifiestan, existen solo dos resultados posibles: los riesgos se materializan causando un efecto negativo, o no se materializan, disipándose solo cuando las condiciones que los generaron cambian o desaparecen. En este contexto, riesgo es básicamente una acción no planificada, un evento fortuito cuya probabilidad de ocurrencia no podemos controlar.

Específicamente en el ámbito de la gestión de proyectos estos “impactos” son los relativos al costo, tiempo, calidad y al alcance de las tareas a ejecutar, llegando en casos extremos a significar el fracaso o la cancelación del proyecto.

Aunque son muchas las clasificaciones sobre los tipos de riesgos, una simplificación podría dividirlos en riesgos legales, riesgos comerciales y riesgos de gestión; siendo estos últimos los mas complejos de identificar y gerenciar ya que abarcan un número importante de áreas operativas, variables de desempeño, procesos y factores internos y externos a la organización.

Una de las incumbencias singulares e inclaudicables de cualquier Project Manager es la identificación de todas aquellas amenazas u oportunidades asociadas a las tareas de sus proyectos.

EL PM es responsable y debe evaluar él o los posibles impactos sobre cronograma, costos y calidad de sus entregables y analizar la probabilidad de que determinados riesgos se materialicen.

Si existe una alta probabilidad de que la amenaza identificada se materialice y su impacto es también alto, el riesgo el alto; si la amenaza tiene baja probabilidad de ocurrencia y su impacto es menor, el riesgo es bajo. Aunque suene simple, el solo hecho de efectuar el análisis que acabamos de hacer nos coloca en el selecto grupo de Project Managers que gestionan riesgos, no hacerlo, nos coloca inevitablemente en las filas de los que solo gestionan problemas. Usted decide.

Es muy común, incluso para Project Managers experimentados pero sin el entrenamiento adecuado, enfocar todos los esfuerzos en la solución de problemas una vez que el desempeño de su proyecto ha sido impactado por riesgos que podrían haber sido fácilmente identificados, controlados e incluso eliminados con acciones meditadas y planificadas de antemano.

Como Project Managers, debemos entender que la detección temprana seguida de acciones adecuadas minimiza los riesgos y sus impactos.

Debemos recordar que nuestra capacidad de influir en los resultados de un proyecto disminuye a medida que este avanza. Por ejemplo, la probabilidad de corregir un 7% de desvío en los gastos o inversiones programados es alta si el proyecto recién se inicia y casi nula en la etapa de cierre. En la misma línea de razonamiento, un atraso de 1 semana no sería preocupante en un proyecto de 2 años con un avance del 30%, pero sería alarmante en un proyecto de 6 meses con un avance del 95%.

Existen distintos criterios para gerenciar efectivamente los riesgos. Algunas empresas, que acertadamente entienden que los riesgos están asociados al trabajo y las operaciones diarias, se concentran en mejorar sus procesos disminuyendo la probabilidad de fallas y defectos y consecuentemente el riesgo de perdidas de productividad, down-time o partes defectuosas y desperdicios. Algunas otras empresas prefieren utilizar herramientas y métodos mucho más analíticos como el método PERT (Program Evaluation and Review Technique) desarrollo por la Armada de los Estados Unidos en 1957, o sofisticadas simulaciones Monte Carlo.

Hoy existe una serie de herramientas informáticas que facilitan la gestión de riesgos. La más completa y sofisticada es PRIMAVERA PERTMASTER, la cual ofrece un abanico completo de herramientas para análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos.

“PERTMASTER” asiste al PM en la elaboración de un registro de riesgos, verifica la probabilidad de que el proyecto se complete en los tiempos y dentro del presupuesto estipulado (Schedule checker & cost modeling), analiza criticidad probabilística de tareas y construye cash flows probabilísticos entre otras prestaciones. Además, ofrece integración con PRIMAVERA P6 y MS Project.

Sin duda una herramienta que visitaremos con más detalle en un próximo articulo

Autor: Claudio Antonelli - Arquitecto (UNR).Master of Science in Construction Management (Eastern Michigan University - Ypsilanti, Michigan USA)