Matriz de alcance de un proyecto

¿Que es?
Es una herramienta de planificación y técnica a la vez, que ayuda a definir mejor el alcance de un proyecto.

A través de una plantilla simple usted podrá definir el alcance de cualquier proyecto de manera ágil y precisa descomponiendo el trabajo por fases, entregables e hitos mas importantes. Es crucial que sea desarrollada en conjunto con el equipo core del proyecto.


















¿Por que usarla?
El conocimiento de todo lo que se debe de hacer en un proyecto (Plan) nunca reside en un sola persona y menos en el gerente de proyecto, el problema se da en la etapa de inicio cuando el GP necesita definir el alcance a detalle e intenta hacerlo solo o solamente con algunos miembros del equipo y por separado.

A esta mala practica se suma que los especialistas o técnicos suelen ser reservados con sus conocimientos quizás por temor o por celo profesional, y no se de manera natural un ambiente altamente colaborativo en un principio.

Visto el problema la solución que planteamos es convocar el equipo principal del proyecto a una reunión y desarrollar esta matriz de forma conjunta , lo cual ayudara de sobremanera a conseguir un alcance a detalle y sobre todo consensuado.

¿Como usarla?
Convoque una reunión donde participen las personas claves y responsables del trabajo y pídeles que identifiquen cual es el trabajo que debe hacerse en cada fase.
Trabaje esta matriz en 1 o 2 sesiones grupales promoviendo el trabajo en equipo

Beneficios
Todos los recursos desde el inicio tendrán la misma visión del proyecto y así encontraran mejores motivos (motivación) para conseguir los resultados deseados.

La matriz también puede ser utilizada para comunicar a la alta gerencia de forma ejecutiva cual será el alcance del proyecto.

Minimiza los cambios en el alcance durante la etapa de ejecución, atraves de un alcance mas detallado y consensuado.