¿Por qué Dirección de Proyectos Moderna?

Todo título genera una expectativa y es por ello conveniente tratar de encontrar formas de clarificar el mismo. Una forma de hacerlo es recurrir a las definiciones y una de ellas la da el PMI® en la cuarta edición del Pmbok® del año 2008:

Dirección de Proyectos(Project Management):Es la aplicación deconocimiento, habilidades, herramientas y técnicasa las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Basándome en esta, prefiero extenderla un poco y usar la siguiente: Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto con el propósito de cumplir con las necesidades y/o expectativas de los interesados (stakeholders) en dicho proyecto. La diferencia es en cierta forma sutil, pero pone en evidencia: 1. la necesidad de satisfacer al cliente: cumpliendo no solo con lo especificado sino con la necesidad real del mismo. 2. el tener en cuenta no solo al cliente sino también a los interesados que pueden imponer requisitos que ocasionen riesgos al proyecto. NECESIDAD DE EMPRESAS Y

ORGANIZACIONES
Veamos ahora porque se hace necesaria la implementación de la disciplina de Dirección de Proyectos en las empresas y organizaciones. Las actividades de las empresas y/o organizaciones tienden a ser realizadas, cada vez más, a través de procesos y proyectos. Esto lo ha provocado el mercado en el que nos desenvolvemos (globalización, tecnología, competencia, urgencia, exigencia de menores costos, rotación de personal, supervivencia, $$$...) Debido a ello existe una necesidad de lograr que los proyectos y planes gerenciales se cumplan: dentro de lo presupuestado (costo) en el tiempo establecido (tiempo) logrando la satisfacción del cliente, cubriendo su necesidad real (alcance, calidad) Esta exigencia se da en mayor o menor escala en muchas industrias en las cuales sus ajustados márgenes de ganancia ponen muchas veces en riesgo su supervivencia, por ejemplo las empresas de servicio. El logro consistente de aquellos tres puntos se obtiene a través de una implementación exitosa de la disciplina de Dirección de Proyectos.

OBSTACULOS ACTUALES
Pero no todo es un lecho de rosas, veamos con que escenario nos encontramos frecuentemente. Muchas veces, tanto en empresas como en organizaciones, enfrentamos obstáculos que nos impiden el logro de los objetivos deseados (costo, tiempo, satisfacción del cliente). Veamos algunos de ellos: 1. No existe una forma eficiente y consistente (metodológica) para ejecutar los proyectos en la empresa u organización, o no esta aplicada en todas las áreas, por: Tener estructuras organizacionales con objetivos que compiten entre áreas Requerimientos no claros Alcance impreciso de los planes o proyectos No adecuada aprobación y/o revisión § Responsabilidad ( propiedad/ownership) no establecida para el Director del Proyecto y su equipo § Recursos humanos no asignados o retaceados y no a tiempo § Reiteración en los proyectos actuales de los mismos problemas de proyectos anteriores (falta de análisis final de los proyectos) § Cambios realizados sin medir el impacto que puedan provocar § Inadecuado o inexistente control § Resistencia al cambio Todo lo anterior trae como consecuencia - Costos excedidos - Plazos vencidos - Clientes insatisfechos - Perdida de imagen - Perdida de mercado.... - Equipo de trabajo desmotivado para futuros proyectos La solución a lo anteriormente mencionado se logra con la implementación de una metodología que debe adecuarse a las necesidades de la empresa y sus proyectos. Esto incluye la selección de herramientas y el desarrollo de procedimientos y formularios. 2- No existen profesionales con las aptitudes necesarias para la conducción de los proyectos § Una inadecuada selección:Los responsables de los proyectos son seleccionados por su conocimiento técnico y se les solicita la realización de actividades del tipo gerencial (controlar costos, conducir equipos, administrar recursos, etc.), para las cuales no están preparados. En otras palabras preparemos y seleccionemos adecuadamente a los profesionales antes de darles responsabilidades. § Una inadecuada capacitación: Este tema que se resuelve en más del 90% de los casos a través de un adecuado programa de capacitación destinado a cubrir la brecha entre lo que sabe y lo que tiene que saber para desempeñarse con éxito en Dirección de Proyectos La cultura organizacional no apoya a la dirección de proyectos Las mejores prácticas y la aplicación de metodologías son vulneradas consistentemente por objetivos departamentales/divisionales no alineados con la visión de la empresa. Esta es, sin ninguna duda, el primer punto a resolver y quizás el más difícil ya que implica en muchos casos el cambio de estructuras y reubicación de personal que se va a resistir al cambio. ¿Cómo realizarlo?, escribiendo políticas y procedimientos que permitan la implementación de la metodología seleccionada, dándole seguimiento y ayudando a los Directores de Proyecto a solucionar los obstáculos que se le presenten en la implementación de la misma.

RESUMEN
La aplicación de la disciplina de dirección de proyectos moderna, convertida en un estándar de alcance mundial (mejores prácticas y metodologías), da respuesta a la necesidad de desarrollar proyectos exitosos, cumpliendo con los costos y tiempos planeados y logrando la satisfacción de los receptores de los mismos. Se debe tratar el tema de implementación de la disciplina de dirección de proyectos como un programa, es decir un conjunto de proyectos eslabonados. Cuales son los proyectos principales a incluir en dicho programa: 1. Plan de desarrollo del personal para capacitarlo en la disciplina de Dirección de Proyectos, dirigido a todo nivel de la empresa, aunque con diferente intensidad, para lograr el establecimiento de una nueva cultura de gestión. 2. Selección e implementación de herramientas de gestión de cronogramas y metodología adaptable a las necesidades de la empresa u organización y sus proyectos. La formulación y establecimiento de políticas y procedimientos que permitan a los directores de Proyecto la implementación adecuada de la metodología seleccionada.