Uso del Project charter y su importancia para el Gerente de Proyecto
  • Categor√≠a: Project Manager
  • Columnista: Francisco Javier Linares Roca
Hace unos días intercambiaba opiniones en un debate con unos colegas PMP sobre ¿cuáles deberían ser los primeros pasos a seguir en un proyecto? y uno de ellos comento textualmente que bajo su experiencia, lo mínimo para garantizar que un proyecto sea gestionable era lo siguiente:

1. Caso de Negocio. Completo, realista, formalizado y aprobado
2. Reglas de priorización de requerimientos.
3. Modelo(s) de estimación acorde al dominio que sea confiable.
4. Selección, seguimiento y evaluación de competencias de talento humano aplicable objetivamente al proyecto.
5. Requerimientos bien definidos.
6. Cronograma y Flujo Financiero.
7. Plan de Riesgos, Calidad y Comunicaciones.
8. Todo tipo de contrato bien definido y claro
9. Sistema de seguimiento consistente de avance y de logros de objetivos.
10. Gestión de Control de Cambios.
11. Gestión documental, actas firmadas por quién debe ser, cuando debe ser.
12. Sistema de evaluación durante y posterior al proyecto, interno y externo, que posibilite la mejora y el aprendizaje.

Su comentario me pareció muy acertado y mi respuesta fue que “los puntos” mencionados me parecían una buena “guía a seguir” a la hora de recibir un proyecto.

Días después preparando este articulo sobre “Project Charter”, recorde las opiniones del debate y llegue a la conclusion que la respuesta de como garantizar que un proyecto sea gestionable, era escencialmente a travez del Project Charter.
Veamos que nos dice el PMBOK

El pmbok nos dice que “ Desarrollar el acta de constitución del proyecto o Project charter es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y en documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados . En proyectos de fase múltiple este proceso se usa para validar o refinar las decisiones tomadas durante la repetición anterior del proceso Desarrollar el Project Charter”




Mulcahy también nos dice en su libro de @PMP exam, que el Project Charter no es necesariamente elaborado por el PM sino por el Sponsor del proyecto; que debe ser creado en la fase temprana del proyecto y que debe ser elaborado de manera amplia de tal forma que ninguna solicitud de cambio pueda afectarlo, en caso que esto ocurra se debería de cuestionar la continuidad del proyecto o en su defecto crear uno nuevo.

Sobre el contenido general de un documento de Project Charter podríamos tomar las siguientes secciones a modo de guía :

-Nombre del Proyecto
-Descripción del Proyecto ( Que es?)
-Definición del Producto o servicio del Proyecto
-Definición de los requerimientos del Proyecto
-Lista de Stakeholders y sus requerimientos
-Caso de Negocio
-Justificación del Proyecto
-Designación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
-Principales Entregables (WBS a segundo nivel)
-Cronograma de Hitos
-Presupuesto del Proyecto
-Organización del proyecto y recursos preasignados
-Supuestos y Restricciones
-Principales Riesgos del Proyecto
-Comentario final

Creo que uno de los prinicplaes puntos de falla en un proyecto es iniciar el mismo sin tener firmado el Project Charte. Este documento nos da un marco y limites – aunque a veces de muy alto nivel - validos para navegar con seguridad hasta el final del proyecto. En mi experiencia he visto varias veces a gerentes de proyecto comenzar sus proyectos en base a la información entregada por el área comercial, llámese contrato y/o propuesta técnica sin mucho éxito o con típicos problemas de alcance y sobrecostos a la mitad del proyecto.

Es necesario que cada vez que usted sea asignado a un proyecto piense en el Project charter como la partida de nacimiento del proyecto y que este tenga toda la información necesaria para iniciar el proyecto

Recuerde este articulo y aplique siempre las buenas practicas del Pmbok, valide la información entregada de su nuevo proyecto contra el contenido general del Project Charter que aquí le recomendamos y si no lo tiene tómese el tiempo para hacerlo antes de presentarse en la reunión de Kick off, le aseguro que si sigue estos consejos su proyecto y usted tendrá una alta probabilidad de éxito.